Niestandardowe formaty liczbowe komórek w Excelu

W arkuszu Excela masz dane zawierające wartość transakcji Twojej firmy z innymi firmami, z którymi ona współpracuje. To zestawienie przedstawione jest na rys. 1.

Rys. 1. Arkusz z wartościami transakcji

Komórki w kolumnie C zostały sformatowane za pomocą formatu liczbowego Walutowy.

Kolorowanie czcionki

Ta tabela wygląda dobrze, jednak chciałbyś ją nieco uatrakcyjnić, dodając odpowiednie kolory komórki i inne rzeczy ułatwiające analizę tych danych. Chciałbyś, aby wartości dodatnie zaznaczać na jakiś inny kolor, aby odróżnić je od wartości zerowych. Przy ustawianiu formatu walutowego nie ma takiej możliwości, a więc musisz użyć niestandardowych formatów liczbowych. W tym celu:

1. Zaznacz kolumnę C i wybierz polecenie menu Format -> Komórki.

2. Pojawi się okno dialogowe Formatowanie komórek. Przejdź do zakładki Liczbowe.

3. Z listy kategorii wybierz Niestandardowe.

Zauważ, że po przejściu do kategorii Niestandardowy dotychczasowy format Walutowy został zamieniony na kod formatowania. Pamiętaj, że tak naprawdę każdy z dostępnych formatów liczbowych w zakładce Liczbowe może być odwzorowany poprzez specjalne oznaczenia niestandardowych formatów liczbowych.

4. W polu Typ zmień format liczbowy na następujący:

[Niebieski]# ##0 zł;[Czerwony]-# ##0 zł;0 zł;@

Niestandardowy format liczbowy składa się z czterech części. Pierwsza część dotyczy liczb dodatnich i kończy się średnikiem. Druga część dotyczy liczb ujemnych i również kończy średnikiem. Trzecia część dotyczy wartości zerowych. Za nią znajduje się sekcja odpowiadająca za wartości tekstowe. Każda sekcja posiada własny format – jeśli jest pominięta, to oznacza, że jest sformatowana według stylu Standardowy. Jeśli chcesz zmienić kolor czcionki, musisz go wpisać na początku kodu formatowania (dla każdej sekcji osobno) i zawrzeć w nawiasie kwadratowym. Możesz używać tylko podstawowych kolorów, takich jak [Żółty], [Zielony] czy [Biały].

Rys. 2. Nadawanie komórkom niestandardowego formatu liczbowego

5. Naciśnij przycisk OK, aby zamknąć okno Formatowanie komórek.

Po zmianie formatu liczbowego komórek arkusz wygląda jak na rys. 3.

Rys. 3. Widok arkusza po zmianie formatu komórek na niestandardowy

Formaty warunkowe

Po zmianie doszedłeś jednak do wniosku, że za dużo komórek ma kolor czcionki niebieski i chciałbyś kolorować na niebiesko tylko komórki o wartości powyżej 1.000 zł. W tym celu:

1. Zaznacz komórki i otwórz okno Formatowanie komórek, przejdź do zakładki Liczbowe i z listy kategorii wybierz Niestandardowe.

2. W polu Typ zmień format liczbowy na format widoczny poniżej i zamknij okno, naciskając przycisk OK.

[Niebieski][>1000]# ##0 zł;[Czerwony][<0]-# ##0 zł;0 zł;@

Możesz dodawać do niestandardowego formatu warunki liczbowe zawarte w nawiasach kwadratowych. W powyższym przypadku pierwsza sekcja dotyczy komórek, które mają wartości powyżej 1000, druga sekcja zaczynająca się po średniku dotyczy komórek, które mają wartość poniżej zera, a trzecia sekcja dotyczy pozostałych komórek zawierających wartości liczbowe. Czwarta sekcja dotyczy podobnie jak poprzednio wartości tekstowych.

W kodzie niestandardowego formatu liczbowego możesz posiadać tylko dwa formatowania warunkowe.

Po zmianie formatu liczbowego komórek arkusz wygląda jak na rys. 4.

Rys. 4. Widok arkusza po zmianie formatu komórek na niestandardowy z użyciem formatowania warunkowego

Ukrywanie wartości

Teraz zestawienie wygląda dobrze. Chciałbyś jeszcze w kolumnie obok wartości wpisywać sobie uwagi, lecz chciałbyś, aby były one niewidoczne na wydruku. To także można osiągnąć za pomocą niestandardowych formatów liczbowych. W tym celu:

1. Zaznacz kolumnę D i wybierz polecenie menu Format -> Komórki.

2. W oknie Formatowanie komórek przejdź do zakładki Liczbowe i z listy kategorii wybierz Niestandardowe.

3. W polu Typ zmień format liczbowy na następujący:

;;;

Jeśli dla danej sekcji formatu pomiędzy średnikami nie wpiszesz żadnego kodu formatu, to oznacza, że chcesz ukryć wartości komórek w tej sekcji.

Możesz oczywiście stosować dowolne kombinacje kodów, np. taki kod:

[>1000]# ##0 zł;;;@

spowoduje, że widoczne będą tylko komórki mające wartości powyżej 1000 i te z wartościami tekstowymi.

4. Naciśnij przycisk OK, aby zamknąć okno Formatowanie komórek.

Po tej operacji wpisanie czegokolwiek do komórek w kolumnie D nie będzie uwidocznione na arkuszu. Tekst wpisany do komórki będzie można zobaczyć jedynie po zaznaczeniu komórki – będzie on widoczny tylko na pasku formuły.

Piotr Dynia