Sortowanie danych wg własnego klucza

Autor: Piotr Gromulski

Sortowanie danych tekstowych w Excelu ogranicza się najczęściej do ułożenia ich w porządku alfabetycznym lub odwrotnie. Niekiedy może się jednak okazać potrzebna inna kolejność danych. Należy wówczas wykorzystać pewien trik.

Przyjmijmy, że w arkuszu znajduje się lista wszystkich pracowników firmy. Potrzebujemy wykonać sortowanie danych, ale nie chcemy układać danych w porządku alfabetycznym. Nazwiska zatrudnionych powinny być pogrupowane według stanowisk: Kierownik, Specjalista, Stażysta.

Rys. 1. Pierwotny układ listy

Niestety, Excel w swoich domyślnych ustawieniach nie oferuje takiego klucza sortowania. Możemy jednak w prosty sposób obejść to ograniczenie.

W tym celu:

1. Z menu Narzędzia wybieramy polecenie Opcje i w oknie, które się pojawi, przechodzimy do zakładki Listy (w Excelu 2007/2010: klikamy Przycisk pakietu Office/Opcje programu Excel wskazujemy kategorię Popularne i wybieramy przycisk Edytuj listy niestandardowe).

2. W polu po lewej zaznaczamy pozycję NOWA LISTA i ustawiamy wskaźnik myszy w polu Lista wpisów.

3. Wpisujemy jedna pod drugą nazwy stanowisk w odpowiedniej kolejności (aby przejść do kolejnego wiersza, używajmy klawisza Enter). Bieżący etap pracy ilustruje rysunek 2.

Rys. 2. Definiowanie listy niestandardowej

4. Klikamy przycisk Dodaj, a wprowadzone nazwy zostaną dołączone do dotychczasowych list niestandardowych.

5. Możemy już zamknąć okno dialogowe Opcje, poprzez kliknięcie przycisk OK.

Zdefiniowaliśmy własny klucz, wiec możemy wykonać sortowanie danych.

W tym celu:

6. Zaznaczamy całą listę z danymi (najszybciej zrobimy to, poprzez kliknięcie dowolną komórkę w jej obrębie i wciskając kombinację klawiszy Ctrl + Shift + 8).

7. Z menu Dane wybieramy polecenie Sortuj (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Dane i klikamy Sortuj).

Uwaga

W Excelu 2007/2010 zostanie wyświetlone okno dialogowe Sortowanie, a w nim znajdziemy rozwijaną listę Kolejność. To na niej zaznaczamy pozycję Lista niestandardowa i wskazujemy swój porządek układania danych. Nie ma potrzeby otwierania okna Opcji.

8. Upewniamy się, że jest zaznaczone pole Ma wiersz nagłówkowy i klikamy przycisk Opcje. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Opcje sortowania.

9. Klikamy rozwijaną listę i zaznaczamy zdefiniowany wcześniej klucz sortowania.