Access - Tworzenie tabel w widoku projektu

Często zapisujesz wiele informacji w programie Excel, tworzysz duże bazy danych, jednak program Excel nie nadaje się do przechowywania dużych ilości danych. Program Excel długo otwiera takie pliki i długo je przelicza podczas zmiany nawet pojedynczej komórki. Poza tym Excel nie ma odpowiednich narzędzi, które potrafią przetwarzać takie dane w miarę szybko i prosto. Są wprawdzie takie narzędzia jak Autofiltr, tabele przestawne czy odpowiednie formuły, ale każde z tych narzędzi nadaje się tylko do wykorzystania w określonym przypadku. Znacznie lepiej przechowywać duże ilości danych w typowych plikach bazy danych takich jak pliki programu Access. Program Access poza tym daje możliwość tworzenia kwerend, które ułatwiają obróbkę tych danych, tj. sortowanie, wybieranie danych spełniających określone kryteria, łączenia danych z kilku tabel, itp. Poniżej pokażemy ci w jaki sposób utworzyć bazę danych, dodać do tej bazy tabelę z informacjami o klientach i odpowiednio ją zmodyfikować

Tworzenie bazy danych

Aby utworzyć bazę danych:

1. Otwórz program Microsoft Access.

2. Po otwarciu programu Access pojawi się lista ostatnio otwartych plików. Wybierz opcję Utwórz nowy plik.

3. W następnym oknie wybierz opcję Pusta baza danych.

4. Pojawi się okno zapisu pliku. Zlokalizuj odpowiedni folder, zmień nazwę w polu Nazwa pliku i zapisz plik naciskając przycisk Utwórz.

Rys. 1. Zapisywanie nowej bazy danych.

*Uwaga*
Bazy danych programu Access nie wymagają zapisywania po zmianie danych w bazie tak jak na przykład skoroszyty Excela. Takie informacje są automatycznie zapisywane od razu w pliku źródłowym. Zapisywanie pliku jest konieczne tylko w wypadku modyfikacji struktury pliku.
*Koniec uwagi*

Pojawi się okno główne bazy danych widoczne na rys. 2.

Rys. 2. Główne okno bazy danych w wersji Access 2003.

Po lewej stronie okna widoczne są rodzaje elementów składowych bazy danych. Tabele są najważniejszymi elementami bazy danych, ponieważ to one zawierając dane. W oknie po prawej znajduje się lista tabel. Na razie jest ona pusta, w tym oknie znajdują się tylko trzy przyciski służące do tworzenia tabel. Możesz utworzyć tabelę wprowadzając dane, możesz również skorzystać z kreatora, jednak poniżej przedstawimy jak stworzyć tabelę od podstaw czyli przełączyć się do widoku projektu i tam ustawić parametry takiej tabeli.

Widok projektu tabeli
Do widoku projektu możesz przełączyć się naciskając na przycisk Projektuj lub dwukrotnie klikając polecenie Utwórz tabelę w widoku projektu.

Rys. 3. Widok projektu tabeli.

U góry okna widoku projektu znajdują się po kolei nazwy pól, rodzaj danych przechowywanych w tych polach oraz opis pola. Opis pola służy tylko jako informacja na temat danego pola tabeli.

*Wskazówka*
Każda tabela bazy danych składa się z pól (najczęściej widocznych jako kolumny) i rekordów (najczęściej przedstawianych jako wiersze). Pole tabeli odzwierciedla rodzaj danych zawartych w rekordach. Natomiast w rekordach przechowywane są dane. Każdy rekord jest osobnym zbiorem danych i rekordy nie są w żaden sposób powiązane między sobą.
*Koniec wskazówki*

Aby stworzyć tabelę zawierającą informacje o klientach:

1. W pierwszym wierszu w widoku projektu tabeli w polu Nazwa pola wpisz Nazwa klienta.

2. W polu Typ danych obok wybierz Tekst, ponieważ nazwy klientów będą ciągami tekstowymi.

3. W drugim wierszu w polu Nazwa pola wpisz Adres, a w polu Typ danych wybierz Tekst.

4. Podobnie stwórz pole Miasto, Kod pocztowy i NIP za każdym razem wybierając Tekst w polu Typ danych.

Rys. 4. Widok projektu tabeli po wstawieniu pól, które będą charakteryzowały klientów.

Wstawiłeś do tabeli podstawowe pola, które będą opisywały klientów. Teraz możesz przystąpić do wpisywania danych do tabeli.

*Wskazówka*
W każdej chwili będziesz mógł dodać inne pola, jeśli zajdzie taka potrzeba. Musisz jednak pamiętać, że w takim wypadku będziesz musiał uzupełnić wartość w tym polu dla wszystkich rekordów wpisanych już do tabeli, jeśli to oczywiście będzie konieczne. Dlatego najlepiej na początku, przy tworzeniu tabeli rozważyć jakie jeszcze pola są potrzebne czyli w tym przypadku: jakie jeszcze cechy klientów mogą być potrzebne w tej tabeli.
*Koniec wskazówki*

Aby wpisać dane do tabeli:

1. Przełącz się do widoku arkusza danych. W tym celu wybierz pierwsze polecenie po lewej stronie na pasku narzędzi Projekt tabeli i z listy rozwijalnej wybierz polecenie Widok arkusza danych.

Rys. 5. Przełączanie się do widoku arkusza danych.

2. Pojawi się komunikat informujący, że przed przełączeniem się do widoku projektu musisz zapisać tabelę. Naciśnij Tak, aby zapisać tabelę.

3. Pojawi się okno Zapisywanie jako. Wpisz w nim nazwę tabeli. Ponieważ ta tabela będzie zawierała informacje o klientach wpisz jako nazwę tabeli: Klienci i naciśnij OK.

Rys. 6. Zapisywanie tabeli pod nazwą Klienci.

4. Pojawi się informacja, że tabela nie ma zdefiniowanego klucza podstawowego. Klucz podstawowy to pole tabeli, które jednoznacznie identyfikuje dany rekord tabeli. W tym polu każdy rekord musi posiadać inną wartość niż pozostałe. Okno informuje, że program Access może sam stworzyć klucz podstawowy. Naciśnij Tak, aby taki klucz został dodany do tabeli.

Rys. 7. Okno informujące o braku klucza podstawowego w tabeli.

Po tych operacjach zostanie ukazana tabela Klienci w widoku arkusza danych. Możesz wypełniać tabelę wpisując dane do odpowiednich pól.

Rys. 8. Tabela klienci w widoku arkusza danych.

W jednym z następnych Eletterów napiszemy o dostosowywaniu tabeli tak, aby ułatwić sobie wpisywanie danych do tabeli.

Piotr Dynia