Automatyczne rozdzielenie tekstu do dwóch komórek

Otrzymałeś od swojego współpracownika bazę teleadresową klientów firmy. Potrzebujesz przeprowadzić prostą analizę tych danych, ale okazuje się, że zostały one nieprawidłowo wpisane. Chciałbyś pogrupować (przefiltrować) rekordy względem miejsca prowadzonej działalności, ale niestety kod pocztowy został umieszczony w jednej komórce razem z nazwą miejscowości. Jeśli wpisów byłoby kilkadziesiąt, to mógłbyś poświęcić parę minut i ręcznie porozdzielać dane. W przypadku kilkuset wierszy to zadanie okaże się niezwykle pracochłonne. Proponujemy Ci zastosowanie jednego z dwóch przedstawionych rozwiązań. Od teraz rozdzielenie danych nie będzie stanowić już najmniejszego problemu i zajmie Ci mniej niż jedną minutę!

Rys. 1. Fragment przykładowej bazy klientów

Aby umieścić kod pocztowy i miasto w oddzielnych komórkach, proponujemy, byś zastosował jeden z dwóch sposobów.

Sposób 1

1. Wpisz do komórki E2 następującą formułę:

=PRAWY(D2;DŁ(D2)-ZNAJDŹ(" ";D2))

i skopiuj ją do komórek poniżej.

Wskazówka
Jeśli formułę chcesz przenieść poniżej do wielu tysięcy komórek, to proponujemy Ci zastosowanie najszybszego sposobu wykonania tej czynności. Kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy „uchwyt wypełniania” w prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki z formułą, a nazwy miast zostaną w mgnieniu oka rozdzielone. Ten sposób możesz zastosować w bardzo wielu innych zadaniach (np. numerowanie listy), pamiętaj jednak, że komórki zostają wypełnione tylko wtedy, gdy w kolumnie sąsiadującej bezpośrednio po lewej lub prawej stronie znajdują się dane.

Formuła jest bardzo uniwersalna i możesz ją śmiało dostosować do swoich potrzeb. Wyszukuje ona odstęp (" ") pomiędzy wpisami i za pomocą funkcji PRAWY zwraca tekst znajdujący się po prawej stronie odstępu. Jeśli chciałbyś, aby formuła zwróciła kod pocztowy, a nie nazwę miejscowości, powinna ona wyglądać następująco:

=LEWY(D2;DŁ(D2)-ZNAJDŹ(" ";D2)). Jeśli zamiast odstępu ma uwzględniać inny separator (np. ukośnik), po prostu umieść go w formule: =PRAWY(D2;DŁ(D2)-ZNAJDŹ("/";D2))

Sposób 2

Do rozdzielenia tekstów możesz także wykorzystać, domyślnie wbudowany w Excela Kreator konwersji tekstu na kolumny.

Aby go zastosować, wykonaj następujące czynności:

1. Zaznacz wszystkie komórki zawierające kody pocztowe i nazwy miast (D2:D11).

2. Z menu Dane wybierz polecenie Tekst jako kolumny...

3. Upewnij się, że w pierwszym kroku Kreatora zaznaczone jest pole Rozdzielany (jeśli korzystasz z wersji Excela 2000, to nosi nazwę Z separatorami) i kliknij przycisk Dalej.

4. W kroku drugim, w grupie opcji Ograniczniki (w wersji Excela 2000 - Separatory), zaznacz Spacja i przejdź do ostatniego kroku (Dalej).

Rys. 2. Drugi krok Kreatora konwersji tekstu na kolumny

5. W zasadzie w trzecim kroku Kreatora nie musisz nic zmieniać. Jednak przy obecnych ustawieniach, rozdzielone dane zostaną nadpisane w komórkach kolumny D. Czyli znajdą się w niej kody pocztowe, a nazwy miast zostaną wpisane do kolumny E. Jeśli nie chcesz naruszać pierwotnych danych w zestawieniu, w polu Miejsce docelowe wpisz $E$2. Rozdzielone wpisy zostaną umieszczone w komórkach kolumn odpowiednio E i F.

6. Kliknij przycisk Zakończ, a dane zostaną rozdzielone zgodnie z założeniami.

Teraz pogrupowanie (przefiltrowanie) danych klientów pod względem miejsca prowadzonej działalności to już nie problem.

1. Zaznacz komórkę E1 i z menu Dane wybierz polecenie Filtr/Autofiltr.

2. W nagłówkach zestawienia pojawiły się rozwijane listy, ale Ciebie interesuje tylko kolumna pomocnicza z nazwami miast.

3. Rozwiń więc listę i wybierz interesujące Cię miasto. Gotowe!