Kluczem do utworzenia sprawnej bazy danych jest umiejętne rozplanowanie przechowywanych i grupowanych informacji, co w przyszłości pozwoli Wam uniknąć częstych i niepotrzebnych modyfikacji bazy danych spowodowanych źle uporządkowanymi i powtarzającymi się informacjami.. Tworzenie bazy danych omówimy na przykładzie listy kontaktów. W tekście tym dowiecie się:
1. Jak utworzyć bazę danych za pomocą kreatora?
2. W jaki sposób dostosować do Waszych potrzeb interfejs bazy danych?
Kreator bazy danych
Program Access wyposażony został w kreatora bazy danych, którego celem jest ułatwienie projektowania bazy danych. Kreator oparty jest na wielu szablonach dołączonych do programu, dzięki czemu nie będziecie zmuszeni tworzyć bazy danych od podstaw. Sam kreator dysponuje szerokim wachlarzem baz danych, począwszy od bazy zarządzania kontaktów, a skończywszy na bazach biznesowych opartych na tabelach nadzorujących interesujące Was procesy biznesowe (np. faktury czy też wynagrodzenia dla pracowników). Jeśli będziecie chcieli utworzyć bazę danych przy użyciu kreatora, zapoznajcie się z poniższymi wskazówkami:
1. Uruchomcie program Access, a następnie wybierzcie z menu Nowy plik/Szablony ogólne.
2. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Szablony. Kliknijcie na zakładkę Bazy danych i wybierzcie opcję Zarządzanie kontaktami.
3. Następnie utwórzcie bazę danych, zapisując jej nazwę w polu Nazwa pliku i klikając na przycisk Utwórz.
4. Po utworzeniu bazy danych uruchomiony zostanie właściwy kreator.
5. Kliknijcie przycisk Dalej i z nowego okna wybierzcie interesujące Was typy tabel, które zostaną zastosowane w polach Waszej bazy danych.
6. Kolejny z kroków kreatora baz danych prowadzi Was do wyboru stylu dla obiektów Waszej bazy danych. Wybierzcie jeden ze stylów i kliknijcie przycisk Dalej.
7. W kolejnym oknie kreatora wybierzcie styl, jaki chcecie zastosować do drukowania raportów i naciśnijcie przycisk Dalej.
8. Po wyborze stylu dla raportów bazy danych na ekranach Waszych monitorów wyświetli się ostatnie okno kreatora. Wpiszcie nazwę dla nowo utworzonej bazy danych i kliknijcie na przycisk Dalej. Na Waszych monitorach pojawi się panel główny bazy zarządzającej kontaktami, dzięki któremu możecie rozbudowywać nowo powstałą bazę danych o niezbędne informacje.
Dostosowywanie interfejsu bazy danych
Domyślne ustawienia menu, pasków narzędzi czy też panelu przełączania może być pozbawione interesujących Was opcji. W tym wypadku najlepiej ustawić cały interfejs bazy danych do Waszych indywidualnych potrzeb. W tym celu przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:
1. Jeśli będziecie chcieli wyświetlić pasek narzędzi, wybierzcie opcję Narzędzia/Dostosuj. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Dostosowywanie, z którego wybierzcie zakładkę Paski narzędzi i zaznaczcie interesujące Was pola wyboru (np. okienko zadań czy podgląd wydruku), a wybrany pasek narzędzi zostanie wyświetlony.
2. Wybrane opcje możecie umieścić na nowym pasku narzędzi. W tym celu kliknijcie przycisk Nowy w zakładce Paski narzędzi, a następnie wpiszcie jego nazwę i zakończcie operację, klikając przycisk OK.
3. W tym samym oknie możecie dodać do paska narzędzi interesujące Was polecenia. Wystarczy, że klikniecie na zakładkę Polecenia i wybierzecie interesującą Was kategorię z dostępnych list poleceń. Po wybraniu interesujących Was poleceń wystarczy, że przeciągniecie wybrane polecenie na pasek narzędzi.
4. Każdy z przycisków możecie szybko usunąć, klikając na wybrane polecenie prawym przyciskiem myszy i wybierając z listy opcję Usuń. Jeśli będziecie chcieli wyróżnić jeden z przycisków innym kolorem, wybierzcie z zakładki Paska narzędzi opcję Edytuj obraz przycisku i z dostępnej tabeli wybierzcie jeden z interesujących Was kolorów.
Dawid Frankowski
