Praktyczne wskazówki do programu Calc

1. W jaki sposób przeprowadzić aktualizację obliczeń? 2. Funkcja Gdy 3. Operowanie połączonymi arkuszami kalkulacyjnymi 4. Efekt konkatenacji

1. W jaki sposób przeprowadzić aktualizację obliczeń?

Niezwykle przydatną funkcją w programie Calc jest aktualizacja obliczeń. Podczas wprowadzania niezbędnych danych do arkusza kalkulacyjnego możecie całą jego zawartość odpowiednio uaktualnić. Jeszcze efektywniejszym sposobem na uaktualnienie danych jest ich modyfikacja za pomocą aktualizacji automatycznych.

W zależności od osobistych preferencji lub ewentualnych problemów aktualizacje można przeprowadzić metodą ręczną. Jednym z argumentów przemawiających za aktualizacją ręczną jest wielkość arkusza kalkulacyjnego, a przede wszystkim elementów niezależnych, takich jak dane dołączone z innych arkuszy czy wykresy. W takim wypadku dobrze jest ręcznie wprowadzić do arkusza kalkulacyjnego wszystkie modyfikacje elementów niezależnych, a dopiero potem go zaktualizować. Aby przeprowadzić jedną z wyżej wymienionych aktualizacji obliczeń, przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:

- Uruchomcie program Calc i otwórzcie interesujący Was arkusz kalkulacyjny.

- W celu przeprowadzenia aktualizacji automatycznej wybierzcie z paska zadań Narzędzia/Zawartość komórki i zaznaczcie opcję Oblicz automatycznie.

- W przypadku aktualizacji ręcznych należy wybrać Narzędzia/Zawartość komórki i usunąć opcję Oblicz Automatycznie. Jeśli zechcecie zaktualizować arkusz, naciśnijcie klawisz F9.

- W przypadku przeprowadzania złożonych obliczeń i wykorzystania wyników z innych programów oraz arkuszy kalkulacyjnych przydatnym rozwiązaniem jest dwukrotne sprawdzenie uzyskanych wyników.

2. Funkcja Gdy

Do niezwykle praktycznych funkcji udostępnionych w programie Calc należy możliwość użycia funkcji Gdy. Funkcję tę możecie stosować jako swoisty komunikator informujący o danych, które uległy modyfikacji. Na przykład, jeśli prowadzicie dziennik wydatków, za pomocą funkcji Gdy możecie uzyskać sygnał tekstowy, który poinformuje Was o przekroczeniu budżetu. Aby wykorzystać możliwości funkcji Gdy, przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:

- Uruchomcie program Calc i otwórzcie arkusz kalkulacyjny.

- Aby otrzymać informację tekstową za pomocą funkcji Gdy, należy przyporządkować tekst do wybranej komórki określającej sumę. W przypadku prowadzenia dziennika wydatków interesować Was będzie komórka budżetu i wydatków. W dowolnych pustych komórkach możecie zapisać:

=GDY(B12<=C12,”Budżet w dobrym stanie”;”Budżet przekroczony!”)

- Poszczególne fragmenty tekstu są oddzielone średnikami, a sama informacja musi się znajdować w cudzysłowach. Podczas obliczeń zawsze będzie wyświetlana jedna z podanych informacji.

3. Operowanie połączonymi arkuszami kalkulacyjnymi

Każdy z pojedynczych plików programu Calc może zawierać wiele arkuszy kalkulacyjnych, które znajdują się w zakładkach umiejscowionych w dolnej części obszaru arkusza. Poszczególne arkusze kalkulacyjne pozwolą Wam przechowywać dużą ilość informacji w obrębie tego samego pliku. Kliknięcie na jedną z zakładek umożliwia natychmiastowe przejście do następnego arkusza kalkulacyjnego. Tego typu arkusze domyślnie nazywane są kolejno: Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3, Arkusz4 itd. Efektywne operowanie wieloma arkuszami w obrębie tego samego pliku stanowi w wielu przypadkach klucz do sukcesu w wykonywanej pracy.

- Uruchomcie program Calc i otwórzcie interesujący Was arkusz kalkulacyjny. Następnie kliknijcie na jego zakładkę prawym przyciskiem myszy i wybierzcie z listy opcję Wstaw. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Wstaw arkusz, w którym wybieracie odpowiednie ustawienia i klikacie na przycisk OK.

- Aby ułatwić sobie pracę z wieloma arkuszami kalkulacyjnymi, możecie uaktualnić połączone arkusze. Zmiana zawartości odbywa się w pliku źródłowym. Podczas otwierania pliku zawierającego łącze do innego arkusza program Calc domyślnie proponuje Wam uaktualnienia. Niezbędne ustawienia może wykonać, wybierając opcję Narzędzia/Opcje/Arkusz kalkulacyjny/Ogólne. Uaktualnić poszczególne łącza można również za pomocą polecenia Edytuj/Łącza. W tym wypadku w oknie Edytuj łącza wybieracie przycisk Aktualizuj.

- Poszczególne arkusze można dowolnie zmieniać, porządkować i usuwać. Aby zmienić nazwę wybranego arkusza kalkulacyjnego, kliknijcie prawym przyciskiem myszy na jego zakładkę i wybierzcie z listy opcję Zmień nazwę. Podobnie usuwacie wybrany arkusz, wybierając z listy opcję Usuń. Zmiany położenia arkusza kalkulacyjnego możecie dokonać, przeciągając jego zakładkę w nowe miejsce.

4. Efekt konkatenacji

Nieraz mogą zdarzyć się sytuacje, w których będziecie musieli połączyć w jednej komórce tekst z obliczoną wartością. Efekt ten nazywa się konkatenacją. Aby przeprowadzić konkatenację, przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:

- Uruchomcie program Calc i otwórzcie wybrany arkusz kalkulacyjny.

- Aby połączyć wybrany tekst z pojedynczą komórką, musicie wpisać następujące wyrażenie:

=”Zyski w 2005 wyniosły” &C10

- Zwróćcie uwagę na znak &. Po jego wpisaniu wystarczy kliknąć na wybraną komórkę arkusza kalkulacyjnego, aby umieścić w niej kolejne komórki.

Dawid Frankowski