Raportowanie w Base

Umiejscowienie najważniejszych opcji wskaże zamieszczona na końcu akapitu ilustracja, w związku z czym nie będę się rozwodził nad tym, co gdzie się znajduje. Wybieramy opcję Raporty a następnie klikamy użyj kreatora aby utworzyć raport...

Tworzenie raportów jest czynnością w pełni zautomatyzowaną i nie mamy możliwości samodzielnego(w sensie poza kreatorem) ich tworzenia. Możemy ewentualnie później dokonać pewnych modyfikacji. Pozwolę sobie powiedzieć parę słów o każdej z sześciu faz tworzenia raportu.

1. W pierwszej kolejności wybieramy raport (ewentualnie kwerendę), na podstawie którego mamy utworzyć nasz raport. Jeszcze w tym samym kroku dokonujemy wyboru pól z tabeli, które mają się w nim znaleźć. Możemy ustalić także ich kolejność, odmienną od tej z tabeli. Drugi krok polega na możliwość ponownego nazwania każdego z pól. Czyli tabela tabelą, a nasz raport raportem.

2. Kolejne dwa kroki są ściśle ze sobą powiązane. Pierwszy z nich to grupowanie, a drugi sortowanie. Jeden wynika z drugiego. Dla przykładu, jeśli ustalimy wszystkie poziomy grupowania, to nie będziemy mogli już dokonywać wyboru kolejności sortowania. Nasze wyniki będą wtedy przedstawiane w formie zgrupowanej, tj. każdy z rekordów (należących do kreślonej grupy) będzie stanowił określoną kategorię.

Spróbuję to wyjaśnić na przykładzie. Załóżmy, że mamy teleadresową bazę danych. Chcemy, żeby raport przedstawił nam osoby zamieszkałe w różnych miejscowościach. Wybieramy grupowanie wg miejsca zamieszkania (czy jak sobie nazwaliśmy określony rekord). Następnie w sortowaniu ustalamy drugie kryterium – wg nazwiska. Ostateczne wyniki będą wyglądały tak, że program wyświetli nam osoby wg miejsca zamieszkania. Każda z miejscowości będzie się znajdować np. na osobnej stronie (lub jedna po drugiej – zależy od innych opcji i liczby rekordów), a w ramach grupy będziemy mieli wypisane osoby wg nazwisk. Prawda, że prosto?

Możemy wybrać kilka rodzajów grupowania (jednak jeśli przesadzimy, może to być nieczytelne). Wreszcie możemy w ogóle nie grupować wyników. To zależy tylko i wyłącznie od tego, jakie zadanie ma spełnić raport (ewentualnie naszego gustu).

3. Od naszych wyborów w kolejnym kroku zależna jest oprawa wizualna raportu. Muszę przyznać, że mamy w czym wybierać.

Zacznę od tego, że mamy możliwość dokonywania zmian w trzech grupach opcji. Zacznę od najprostszej – układu strony. Decydujemy się, czy raport ma być stworzony na stronie poziomej, czy pionowej. Wybór zdeterminuje przede wszystkim ilość danych i to, czy będziemy mieli zamiar go drukować, czy tylko prezentować. W pozostałych przypadkach możemy dokonać zmian w wyglądzie danych oraz wyglądzie nagłówków i stopek. Wygląd danych dotyczy przede wszystkim kolorystyki danych i sposobu tworzenia tabeli.

Do wyboru mamy nieco ponad kilkanaście opcji. Podejrzewam, że zależy to także od wersji OpenOffice, z której korzystamy. W przypadku nagłówków i stopek również mamy kilkanaście schematów wizualnych do wyboru. Z tym że tłumaczenie tej opcji w naszej wersji językowej jest troszkę nieprecyzyjnie, ponieważ niektóre ze schematów zmieniają także m.in. kolor tła lub tapetę.

4. W ostatniej kolejności nadajemy naszemu raportowi nazwę, ustalamy, czy chcemy go od razu wyświetlić, czy jeszcze edytować i czy ma on mieć charakter statyczny, czy dynamiczny. Statyczny raport przedstawi tylko dane, które znajdują się w bazie danych w chwili jego tworzenia. Natomiast do dynamicznego raportu będą dopisywane automatycznie nowe dane. Naprawdę świetna opcja.

5. Jak pokazuje niniejszy tekst, sposób tworzenia raportów jest naprawdę banalny. Dlatego jeśli zastanawiamy się, czy do przedstawienia naszej bazy danych wykorzystać kwerendę, czy raport, polecałbym zdecydowanie raport. O wiele prostsza sprawa, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę możliwości, jakie daje nam raport dynamiczny. Słowa te kieruję przede wszystkim do osób mniej zaawansowanych, jednakże myślę, że i biegli w bazach użytkownicy mogą czasem ułatwić sobie życie i stworzyć swoją prywatną bazę danych wg przedstawionych wskazówek.

6. Sądzę, że temat baz danych został stosunkowo wyczerpująco omówiony. W kolejnej części poradnika chciałbym jednak zwrócić, w sposób zwięzły, uwagę na zaawansowane opcje przy manualnym tworzeniu formularza w Base. W najbliższej przyszłości postaram się także wspomnieć krótko o importowaniu danych z konkurencyjnych produktów. Zapraszam do pracy i lektury pozostałych poradników.

Przemysław Żarnecki