Zastosowanie narzędzi w programie Calc

1. Jak stosować Scenariusz w arkuszu kalkulacyjnym?

Scenariusz należy do najciekawszych narzędzi, jakie oferuje program Calc. Za jego pomocą będziecie mogli tworzyć listy rozwijane, z których wybieracie dowolne wartości i wstawiacie do określonych przez Was komórek arkusza kalkulacyjnego. W bardziej złożonych sytuacjach możecie określać wartości całych grup komórek dysponując opcjami zawartymi w liście rozwijanej. Pozwoli to Wam w komórkach określać szczegółowe rozliczenia stop i stawek procentowych, kwot rozliczeniowych i innych. Jeśli chcecie zapoznać się bliżej z narzędziem Scenariusza przyjrzyjcie się poniższymi wskazówkami:

Uruchomcie program Calc. Otwórzcie określony arkusz kalkulacyjny i zaznaczcie jedną lub więcej wartości z zapisanych komórek arkusza. Wybierzcie z paska zadań Narzędzia/Scenariusz. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Utwórz scenariusz. W nim ustalacie nazwę scenariusza i komentarze. W polach Ustawienia ciekawą opcją jest Kopiuj cały arkusz. Zaznaczenie tego pola wyboru pozwoli Wam wyświetlać poszczególne scenariusze na osobnych arkuszach kalkulacyjnych. Po kliknięciu na przycisk OK scenariusz zostanie zapisany dla wcześniej zaznaczonych wartości, które np. mogą dotyczyć kwoty pożyczki na samochód podzielonej na okresy ich spłaty. Do wybranych wartości zostaną w tym wypadku utworzone tabela scenariuszy z listą rozwijaną i dostępnymi opcjami. Poszczególne komórki będą ze sobą powiązane i za ich pomocą możecie dokonywać szybkich obliczeń przez zmianę wartości komórek w obrębie scenariusza. Aby usunąć scenariusz musicie wyświetlić arkusza zawierający wybrany scenariusz i nacisnąć F5. Pojawi się okno Nawigatora, z którego wybieracie opcję Scenariusz. Wyświetli się lista utworzonych scenariuszy. Teraz wystarczy, że klikniecie na jeden z nich i wybierzecie opcje Usuń/Tak. Poprzez funkcję Nawigatora możecie również dokonać modyfikacji scenariusza, wybierając z okna Nawigatora opcje Scenariusz/Właściwości.

2. Narzędzie Formatowania warunkowego

Niezwykle wygodnym narzędziem jest Formatowanie warunkowe, za pomocą którego możecie przyporządkować automatyczny format przez Was określonego stylu, czcionki, a nawet tła i grubości obramowania w komórkach zawierających tekst. Aby tego dokonać przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

Uruchomcie program Calc. Otwórzcie wybrany arkusz kalkulacyjny i dokonajcie wyboru stylu komórki. Wybory stylu komórki dokonujecie wybierając w Styliście ikonę Style komórki. Stylistę otwieracie klikając na przycisk F11 lub wybierając z paska zadań opcje Format/Stylista. Możecie skorzystać z jednego już przedstawionego stylu lub utworzyć własny styl. W takim przypadku klikacie lewym prawym przyciskiem myszy na jeden ze stylów i z rozwiniętej listy opcji wybieracie Nowy. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Style komórki, w którym ustawiacie interesujące Was rodzaje i typy czcionek, liczb, obramowanie itd. Po dokonaniu wyboru stylu komórki z paska zadań wybierzcie Format/Formatowanie warunkowe. Pojawi się okno Formatowanie warunkowe, w którym przypisujecie interesujący Was styl. Kończycie klikając na przycisk OK. Od tej pory program będzie automatycznie formatował komórki i zawartą w nich treść na wybrany przez Was styl, bez potrzeby jego ciągłego ustawiania.

3. W jaki sposób zabezpieczyć komórki przez wprowadzeniem zmian?

Jeśli w arkuszu kalkulacyjnym zawieracie ważne dla Was informacje, które chcecie ochronić przed ewentualnymi błędami i ingerencją niepowołanej osoby to program Calc oferuje Wam przydatne narzędzie do ochrony komórek. Za jego pomocą możecie zabezpieczyć każdą (pojedynczą lub grupę) komórkę. W przypadku próby zmiany chronionej komórki program natychmiast wyświetla komunikat informujący o niemożliwości dokonania modyfikacji zawartej informacji w komórce arkusza kalkulacyjnego. Jeżeli jesteście zainteresowani ochroną danych zawartych w arkuszu przyjrzyjcie się zawartym poniżej wskazówką:

Uruchomcie program Calc. Otwórzcie wybrany arkusz kalkulacyjny i zaznaczcie komórkę lub ich grupę. W prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki lub grupy komórek znajduje się mały prostokąt. Kliknijcie na niego prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybierzcie opcję Formatuj komórki. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Atrybuty komórek. Z okna wybierzcie zakładkę Ochrona komórek. Następnie zaznaczcie pole wyboru Ochrona i kliknijcie przycisk OK. Wybraną opcję należy aktywować. Włączenia ochrony arkusza dokonujecie wybierając z paska zadań opcje Narzędzia/Chroń dokument/Arkusz. Jeśli będziecie chcieli ochronić wszystkie arkusze kalkulacyjne wybierzcie opcje Narzędzia/Chroń dokument/Dokument. Na koniec pojawi się okno Chroń tabelę, w której podajecie hasło.

4. Jak stosować odwołania do poszczególnych komórek arkusza kalkulacyjnego?

Arkusz kalkulacyjny jest nieraz zestawieniem bardzo dużej ilości informacji. W niektórych przypadkach wartości komórek odwołują się do innych komórek rozmieszczonych w różnych miejscach arkusza kalkulacyjnego. W tym wypadku możecie skorzystać bardzo wygodnego narzędzia, który wyświetla strzałki, prowadzące do interesujących Was komórek. Strzałki wyznaczają wzajemne zależności komórek, które do siebie się odwołują. Pozwala to na praktyczne śledzenie zależności pomiędzy komórkami, które w następstwie może Was ustrzec od błędu lub długotrwałego wyszukiwania odwołania do określonej wartości. Prześledźcie zatem poniższe wskazówki:

Uruchomcie program Calc i otwórzcie wybrany arkusz kalkulacyjny. Następnie zaznaczcie jedną z komórek, którą chcecie sprawdzić. Kolejnym krokiem jest wybranie z paska zadań opcji Narzędzia/Detektyw. Z rozwiniętej listy opcji wybierzcie jedną z opcji: Śledź poprzedniki, Śledź zależności, Śledź błędy. Teraz program wyświetli strzałkę (lub strzałki), które wskażą Wam odpowiednie komórki odwołań. Aby usnąć strzałki musicie wybrać z paska zadań ponownie opcje Narzędzia/Detektyw. Następnie klikacie na rodzaj strzałek, z których wcześniej skorzystaliście.

Dawid Frankowski