Dysponujesz bazą adresową klientów, do której stale dopisujesz nowe rekordy na podstawie zamówień. Baza obejmuje już wiele komórek i obawiasz się, aby dwukrotnie nie wpisać danych tej samej firmy. Mogłoby to spowodować wysyłanie zdublowanej korespondencji. Aby uniknąć powtórnego wpisania tych samych danych, proponujemy zastosować narzędzie Excela o nazwie Sprawdzanie poprawności.
Jeśli nieświadomie wprowadzisz po raz drugi tę samą nazwę firmy, Excel poinformuje Cię odpowiednim komunikatem.
Rejestr klientów
Aby uzyskać efekt opisany we wstępie, wykonaj następujące czynności:
-
Zaznacz zakres komórek, który ma być objęty ochroną przed wpisywaniem powtórzeń razem z już wprowadzonymi wartościami (np. B2:B200).
-
Z menu Dane wybierz polecenie Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych wybierz Poprawność danych).
-
W zakładce Ustawienia, z listy Dozwolone wybierz Niestandardowe, a w polu Formuła wpisz:
=LICZ.JEŻELI($B$2:$B$200;B2)=1
Ustawienia sprawdzania poprawności
Zaznacz zakres komórek, który ma być objęty ochroną przed wpisywaniem powtórzeń razem z już wprowadzonymi wartościami (np. B2:B200).
Z menu Dane wybierz polecenie Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych wybierz Poprawność danych).
W zakładce Ustawienia, z listy Dozwolone wybierz Niestandardowe, a w polu Formuła wpisz:
=LICZ.JEŻELI($B$2:$B$200;B2)=1
Gdy do pierwszej pustej komórki spróbujesz wpisać nazwę firmy, która już znajduje się na liście, Excel wyświetli komunikat ostrzegawczy widoczny poniżej.
Dzięki zastosowaniu sprawdzania poprawności
Excel pilnuje, abyś nie popełnił błędu. Pamiętaj jednak, że narzędzie to działa tylko wtedy, gdy ręcznie wprowadzasz dane do zestawienia. Nie uwzględnia wklejanych wartości!
