ADO będzie musiał prowadzić przejrzystą komunikację z podmiotem danych. Co to oznacza?

Jedną z naczelnych zasad przetwarzania danych osobowych na gruncie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) jest nieznana dotychczas zasada przejrzystości. Kreuje ona nowy standard w stosunkach między administratorem danych a osobą, której dane dotyczą. Przedmiotem troski i zainteresowania administratorów ma być teraz nie tylko treść komunikatów kierowanych do osób, których dane dotyczą. Równie istotna staje się także ich forma, która musi być przystępna dla odbiorców.

Dysponowanie określonym zestawem informacji, przekazanych z wykorzystaniem odpowiedniego języka, ma pozwolić podmiotowi danych na podjęcie decyzji dotyczącej zarówno ewentualnego przetwarzania dotyczących go danych, jego zakresu, jak i korzystania z przysługujących mu praw. Ma to skutkować faktycznym wzmocnieniem pozycji podmiotu danych i zapewnieniem mu realnej kontroli prawidłowości przetwarzania dotyczących go danych.

Jak czytamy w motywie 39 RODO, „osobom fizycznym należy uświadomić ryzyka, zasady, zabezpieczenia i prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz sposoby wykonywania praw przysługujących im w związku z takim przetwarzaniem”. Zadanie to ma zrealizować administrator. Na mocy art. 12 RODO na administratora nałożono obowiązek prowadzenia komunikacji z osobą, której dane dotyczą, w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.

Realizując wymogi wynikające ze wskazanych regulacji i przygotowując treści skierowane do podmiotów danych, należy unikać sformalizowanego, zawiłego języka, który utrudnia ich przyswojenie. Formułując określoną wiadomość, poza katalogiem niezbędnych do przekazania informacji, administrator powinien uwzględnić krąg jej odbiorców. Szczególną starannością administrator powinien wykazać się w przypadku komunikatów skierowanych do dzieci.

Biorąc pod uwagę całość regulacji art. 12 RODO, czas, który pozostał do wdrożenia ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, należy wykorzystać na wypracowanie nowego modelu komunikacji z podmiotem danych, a także wprowadzenie takich procedur wewnętrznych, które faktycznie ułatwią osobom, których dane dotyczą, realizacje uprawnień zagwarantowanych im na gruncie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.