Jeśli tabela w programie Access zawiera zbyt dużą liczbę rekordów, a chcecie szybko odnaleźć w niej konkretną informację, możecie skorzystać z funkcji filtrowania i sortowania danych, jak również zdefiniować własne kryteria poszukiwanej informacji. Funkcje te są szczególnie przydatne w sytuacjach, kiedy zapoznajecie się z nowym dokumentem lub też nie należycie do osób zbyt cierpliwych, gdy przychodzi Wam ręcznie przeszukiwać dane w tabeli. W haśle tym dowiecie się:
· Jak korzystać z funkcji Znajdź?
· Z jakich sposobów filtrowania najlepiej skorzystać?
· W jaki sposób sortować rezultaty kwerendy?
1. Jak najszybciej odnaleźć dane?
Jednym z prostszych sposobów zlokalizowania poszukiwanych danych w tabeli jest użycie polecenia Znajdź. W pierwszej kolejności zajmiecie się odnalezieniem określonych rekordów w tabeli. Za pomocą polecenia Znajdź możecie zdefiniować odpowiedniki szukanej informacji na podstawie jej formy (np. przy uwzględnieniu wielkości liter). W tym celu przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:
· Uruchomcie program Access i otwórzcie w Arkuszu danych interesującą Was kwerendę lub tabelę z rekordami.
· Z paska narzędzi wybierzcie opcję Edycja/Znajdź.
· Na ekranach Waszych monitorów zostanie wyświetlone okno Znajdowanie i zamienianie.
· W polu wyboru Znajdź możecie wpisać wartość lub nazwę szukanej informacji. Zaznaczając pole wyboru Uwzględnij wielkość liter, możecie wyszukać dane na podstawie wielkości liter. Nie musicie wpisywać całych terminów poszukiwanych danych. W rozwijanej liście Uwzględniaj możecie wyszukać informację z uwzględnieniem części jej nazwy (np. Hen = Henryk). Natomiast z listy Wyszukaj możecie zaznaczyć opcję W górę/W dół, dzięki której program wyszuka rekordy znajdujące się w bazie danych przed lub za rekordem.
· W przypadku wymiany starych adresów zamieszkania czy też numerów telefonów możecie szybkim sposobem zaktualizować dane za pomocą opcji Znajdź. W tym celu z okna Znajdowanie i zamienianie klikacie na zakładkę Zamień. Kolejno wpisujecie interesujący Was termin lub wartość w polu tekstowym Znajdź, a następnie wprowadzacie w polu Zamień na wartość termin lub wartość, którą chcecie zamienić. Teraz tylko wystarczy kliknąć na przycisk Zamień, aby zaktualizować dane.
· Jeśli będziecie chcieli ograniczyć liczbę wprowadzanych zmian w wyszukanych rekordach poniżej i powyżej tabeli, kliknijcie na listę w polu tekstowym Wyszukaj, a następnie wybierzcie opcję W górę/W dół.
Szukając określonych danych, możecie natrafić na powtarzające się informacje odnoszące się do tego samego obiektu. W takich przypadkach najlepiej oczyścić dane ze zbędnych wpisów, które tylko zapychają rekordy w tabeli i mogą być przyczyną wielu nieścisłości (np. podwójne wysłanie listu o tej samej treści do jednego z klientów). Aby uniknąć w przyszłości takich problemów, przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:
· Uruchomcie program Access i utwórzcie nową kwerendę, wybierając wcześniej z listy polecenie Nowy obiekt.
· Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Nowa kwerenda, z którego wybierzcie opcję Kreator kwerend wyszukujących duplikaty. Kliknijcie na przycisk OK.
· Z okna Kreator kwerend wyszukujących duplikaty wybierzcie nazwę kwerendy lub tabeli, w której zamierzacie wyszukiwać powtarzające się wartości, a następnie kliknijcie na przycisk Dalej.
· W kolejnym z okien kreatora wybierzcie z listy Dostępne pola: rodzaj powtarzających się danych (np. imię, notatki itd.), a następnie dodajcie wybraną opcję do listy Pola z powtarzającą się wartością za pomocą przycisku >. Przycisk >> dodaje wszystkie pola, a przycisk </<< usuwa pola z listy Pola z powtarzającą się wartością. Po dodaniu interesujących Was pól kliknijcie na przycisk Dalej.
· Teraz tylko wystarczy wpisać nazwę kwerendy i kliknąć na przycisk Zakończ.
Podobnie jak w ostatnim z powyższych przykładów możecie odnaleźć niedopasowane dane w tabeli. W tym wypadku odszukujecie rekordy, które nie posiadają odpowiedników w rekordach drugiej tabeli. Aby odszukać niedopasowane rekordy, przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:
· Uruchomcie program Access i z listy Nowy obiekt wybierzcie pozycję Kwerenda.
· Następnie wybieracie opcję Kreator kwerend wyszukujących niedopasowane dane i klikacie na przycisk OK.
· Następnie wybieracie nazwę tabeli lub kwerendy, którą zamierzacie przeszukać (np. Tabela: Autorzy) i kliknijcie na przycisk Dalej.
· W kolejnym z okien kreatora wybieracie tabelę, którą chcecie porównać.
· W kolejnym oknie kreatora wybierzcie pola, które są ze sobą powiązane za pomocą przycisku ó. Następnie kliknijcie na przycisk Dalej.
· W następnym z okien wybieracie pole, które zostanie dodane do rezultatów kwerendy.
· W ostatnim oknie wpisujecie nazwę kwerendy i program wyszukuje niedopasowane dane.
2. Sortowanie danych
Program Access pozwala Wam ustalić kolejność sortowania rezultatów określonej kwerendy. Dzięki temu możecie np. sortować wybraną kwerendę według kolejności alfabetycznej, oszczędzając tym samym czas na odnajdowaniu interesujących Was informacji. Aby przeprowadzić sortowanie rezultatów kwerendy, przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:
· Uruchomcie program Access i otwórzcie kwerendę w widoku Projekt.
· Na ekranach Waszych monitorów pojawi się siatka projektu kwerendy (Imię, Nazwisko, Autorzy itd.). Te pola, które będziecie chcieli użyć do sortowania, ustawcie z lewej strony, a następne zaraz obok nich (w kolejności od lewej do prawej).
· Po ustawieniu pól kliknijcie na komórkę Sortuj i z listy wybierzcie metodę sortowania: Malejącą lub Rosnącą. Jeśli będziecie chcieli usunąć pola z kryteriów sortowania, z listy Sortuj wybierzcie opcję bez sortowania.
· Na koniec kliknijcie na przycisk Uruchom.
· Jeśli będziecie chcieli przeprowadzić sortowanie rekordów w tabeli, wystarczy że klikniecie na dowolną kolumnę, a następnie z paska narzędzi wybierzecie opcję Rosnąco lub Malejąco.
3. Filtrowanie danych
Filtrowanie z kolei umożliwia Wam redukcję wyświetlanych danych. Istnieją trzy podstawowe sposoby filtrowania danych: według formularza, według wyboru lub z wyłączeniem wyboru. Aby bliżej zapoznać się z tymi sposobami filtrowania, przyjrzyjcie się poniższym wskazówkom:
· Filtrowanie według formularza pozwoli Wam wprowadzić wartości dla wybranych pól. Tym sposobem ograniczacie liczbę wyświetlanych rekordów, ułatwiając sobie odnalezienie interesującej Was informacji. Aby rozpocząć filtrowanie według formularza, uruchomcie program Access, otwórzcie interesującą Was tabelę w widoku Arkusz danych. Następnie kliknijcie z paska narzędzi na przycisk Filtruj według formularza. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się formularz oparty na tabeli. Teraz tylko klikacie na jedno z pól tabeli (np. imię) i wpisujecie interesującą Was wartość (np. C*, jeśli będziecie chcieli wyszukać wszystkie imiona zaczynające się na literę C). Na koniec kliknijcie na przycisk Zastosuj filtr, aby obejrzeć przefiltrowaną tabelę.
· Filtrowanie według wyboru pozwoli Wam zaznaczyć wiadomość, która zostanie wyświetlona w przefiltrowanej tabeli. W tym wypadku kliknijcie na pole, które zostanie wyznaczone jako kryterium filtra (np. Imię), a następnie z paska narzędzi wybierzcie opcję Filtruj według wyboru.
· Filtrowanie z wyłączeniem wyboru jest przeciwieństwem filtrowania według wyboru. W tym wypadku możecie ukryć często powtarzające się informacje. W takim wypadku otwórzcie interesującą Was tabelę i kliknijcie na komórkę, która posłuży jako kryterium filtrowania. Następnie wybierzcie opcję Rekordy/Filtr/Filtruj z wyłączeniem wyboru.
Dawid Frankowski
