Filtrowanie danych w Cal'u

Arkusz kalkulacyjny pozwala nam pełnić funkcje prostej bazy danych. Dane można przetwarzać sortując je lub nakładając odpowiednie filtry w celu wyszukania danych według zadanych kryteriów. W celu dokonania takich operacji należy pamiętać że w jednym arkuszu może być kilka zbiorów danych które będą traktowane jako odrębne zbiory warunkiem jest oddzielenie ich między sobą wolnymi wierszami lub kolumnami.

Każdy z trzech bloków danych z powyższego przykładu będzie traktowany jako osobny niezależny zbiór danych. W celu dokonania operacji filtrowania na danym zbiorze należy umieścić aktywną komórkę w dowodnym miejscu obszaru z danymi.

Następnie z menu głównego należy wybrać Dane /Filtr/autofiltr w celu włączenia elementów sterujących autofiltru

Aby zastosować filtr należy kliknąć kursorem myszy na elemencie sterującym co spowoduje otwarcie menu w którym można wybrać:

1) konkretny rekord,

2) dziesięć pierwszych rekordów

3) standardowe – można zdefiniować własne kryteria

4) wszystko – wyłączenie filtra wyświetlenie wszystkich rekordów

Po wybraniu standardowe pojawi się okno gdzie można definiować opcje filtru:

Jeśli chcielibyśmy wyszukać np. Wszystkie rekordy gdzie imiona zaczynają się na litery od P do Z należy: Nazwa pola ustawić na „Imiona”, Warunek: „<” ,Wartość: „P”.

Warto zwrócić uwagę, iż o nałożeniu filtrtru informuje zmieniony kolor strzałki elementu sterującego(strzałki). Jest to jednocześnie istotna informacja, iż to co jest widziane nie stanowi wszystkich danych a tylko te które spełniają kryteria filtrowania. Oczywiście można jednocześnie nałożyć więcej niż jedno kryterium przeszukiwania (do trzech). Np. w przypadku gdy chcielibyśmy naszą listę dodatkowo ograniczyć do osób urodzonych przed 1985 nasz autofiltr przyjmie postać:

Nazwa pola ustawić na „Imiona”, Warunek: „<” ,Wartość: „P”

Operator „I”, Nazwa pola ustawić na „Rok”, Warunek: „<”, Wartość: „1985”

Dzięki zastosowaniu operatorowi „I” Wyfiltrowane zostaną tylko rekordy spełniające oba warunki.

W przypadku gdy zależy nam na wyfiltrowaniu rekordów gdzie Imiona zaczynają się na litery od P do Z albo urodziny się po 1985, autofiltr powinien przyjąć:

Nazwa pola ustawić na „Imina”, Warunek: „<” ,Wartość: „P”

Operator „Lub”, Nazwa pola ustawić na „Rok”, Warunek: „<”, Wartość: „1985”

Poprzez zastosowanie operatora „Lub” wyfiltrowana zostanie znacznie większa ilość rekordów, gdyż wyświetlone zostaną wszystkie rekordy spełniające choć jeden z dwóch postawionych warunków.

Zastosowanie w filtrowaniu wyrażeń regularnych

Często zachodzi potrzeba do zastosowania wyrażań regularnych np. W MS DOS oraz MS Office w wyrażeniach regularnych stosuje się „?” jako pojedynczy dowolny znak, natomiast „*” jako dowolna liczba dowolnych znaków. W OpenOffice pojedynczy dowolny znak oznacza się kropką „.” natomiast „*” oznacza dowolną, również zerową liczbę wystąpień znaku poprzedzającego. Przykładowo zakładając, iż w języku polskim zwykle imiona żeńskie kończą się na „a” łatwo tą drogą można wyfiltrować osoby płci żeńskiej wybierając filtr standardowy. Ważne aby na początku wybrać przycisk Więcej i zaznaczyć opcję wyrażenie regularne