Praktyczne wskazówki do programu Access

Makra są małymi programami użytkowymi (procedurami), które wykonują określone zautomatyzowane operacje, jak np. przetwarzanie danych i tych wszystkich czynności, które potencjalnie wymagają wykonania odpowiedniej serii kroków. Makra mogą być użyte do takich zadań, jak uruchomienie dokumentu, drukowanie, czy otwieranie poszczególnych katalogów. Pisanie makr w aplikacji Access nie jest trudne i wyposaża Was w odpowiednie narzędzia ułatwiające tworzenie makr, które dodatkowo mogą zostać odpowiednio przetestowane w celu sprawdzenia poprawności ich działania. Aby rozpocząć pracę z makrami przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

1. Pisanie makr w programie Access

• Uruchomcie bazę danych programu Access i wybierzcie z listy Obiektów opcje Makra.

• Po prawej stronie okna wyświetlone zostaną dostępne makra programu Access. Aby utworzyć własne makro kliknijcie na opcję Nowy w pasku zadań bazy danych.

• Na ekranach Waszych monitorów pojawi się nowe okno, w którym kliknijcie na pierwszą komórkę Akcja. Udostępniona zostanie lista, z której wybieracie odpowiednią czynność (np. Otwórz funkcję).

• Następnie pojawi się okno, z którego wybieracie argument akcji. Wybieracie interesującą was funkcje i w polu komentarz wpisujecie komentarz do wybranej przez Was czynności.

• Po wykonaniu powyższych czynności zapisujecie nowe makro wybierając Plik/Zapisz jako, zapisujecie nazwę makra i klikacie przycisk OK.

2. Ustawianie haseł w bazie danych programu Access

W przypadku, gdy Wasza baza danych programu Access zawiera cenne informacje, które przeznaczone są wyłącznie do wglądu upoważnionych przez Was użytkowników, możecie wprowadzić hasła chroniące Wasze poufne informacje. W celu ustawienia haseł przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

• Uruchomcie program Access i wybierzcie interesujący Was dokument, który zamierzacie wyposażyć w hasło. W tym celu wybierzcie opcje Otwórz/Otwórz z wyłącznością. Wybrany dokument zostanie otworzony w trybie z wyłącznością, dzięki czemu korzystamy z wybranego dokumentu jako jedyny do tego uprawniony w obecnej chwili użytkownik.

• Następnie wybierzcie z paska zadań opcje Narzędzia/Zabezpieczenia/Ustaw hasło bazy danych. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Ustawienia hasła bazy danych.

• Z okna w polu wyboru Hasło wpisujecie interesujące Was hasło. Następnie w polu Weryfikuj wpisujecie ponownie hasło.

• Operację zatwierdzacie klikając przycisk OK.

Uwaga! Jeśli zapomnicie hasła utracicie tym samym dostęp do danych, które chroni dane hasło.

Uwaga! Do poufnych informacji powinniście zastosować typ silnych haseł. Nie powinniście stosować słabych haseł składających się z wyrazów słownikowych (np. imię lub nazwisko), ciągu cyfr (np. 15323) oraz fraz (np. dzisiaj jadłem śniadanie). Hasło powinno składać się z kilku rodzajów znaków, takich jak cyfry (0-9), wielkie i małe litery alfabetu angielskiego (a-z, A-Z) oraz symboli i znaków specjalnych (np. !, %, &, #, @). Silne hasło powinno posiadać trzy z czterech wymienionych rodzajów znaków. Zastosowanie się do tych zaleceń zwiększy znacznie jakość hasła, chroniącego Wasze dane.

Dawid Frankowski