W jaki sposób automatycznie dołączyć podpis do wiadomości?

Zapewne większość z Was podpisuje wysyłane wiadomości e-mail. Leży to w dobrym zwyczaju i jest szczególnie wymagane przy korespondencji oficjalnej.

Podpisywanie z osobna każdej wiadomości, gdy tych wysyłamy po kilkanaście albo nawet kilkadziesiąt dziennie może stać się męczące (zwłaszcza przy rozbudowanej sygnaturze).Outlook umożliwia Wam zautomatyzowany proces podpisywania wiadomości e-mail. Przyjrzycie się poniższym wskazówkom:

1. Uruchomcie program Outlook i z paska zadań wybierzcie Narzędzia/Opcje...

2. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Opcje, z którego wybieracie zakładkę Format poczty. Następnie kliknijcie przycisk Podpisy..., aby utworzyć interesujący Was podpis.

3. W nowym oknie klikacie na opcję Nowy... i wybieracie przycisk Dalej>.

4. Kolejnym krokiem jest kliknięcie na pole Tekst podpisu, w którym wpisujecie sygnaturę, jaką chcecie dołączyć do Waszych wiadomości e-mail.

5. Po wpisaniu podpisu klikacie na przycisk OK. Od tej pory podpis będzie domyślnie dołączany do nowych wiadomości e-mail.

Używanie kolorów do zaznaczania ważnych wiadomości

Niektórzy z Was otrzymują wiele e-maili na skrzynkę pocztową. Zapewne jedne z nich mają większa wartość od drugich. Jednak w natłoku elektronicznych listów może okazać się, że przeoczyliście jedną z ważnych wiadomości. Na szczęście program Outlook został wyposażony w ciekawą funkcję, dzięki której będziecie mogli uniknąć takich sytuacji. Sposobem tym jest oznaczanie wiadomości e-mail za pomocą kolorów. Dzięki temu możecie oznaczyć kolorem wiadomość e-mail od wybranego nadawcy. Aby wykorzystać w praktyce ten sposób przyjrzyjcie się poniższym krokom:

1. Uruchomcie program Outlook i kliknijcie na opcję Skrzynka odbiorcza w kategorii Wiadomości.

2. Na ekranie Waszych monitorów wyświetli się zawartość skrzynki pocztowej. Z paska zadań kliknijcie na opcje Narzędzia/Organizuj.

3. W oknie wyświetli się zestaw opcji służących do organizowania wiadomości e-mail. Przejdźcie do kategorii Kolor wiadomości i kliknijcie na opcję od. Rozwinie się menu, w którym wpisujemy adres skrzynki pocztowej, do której chcecie wysyłać wiadomości e-mail. Następnie wybieracie ostatnią listę, z której możecie ustawić interesujący Was kolor dla wskazanych wiadomości e-mail. Na koniec klikacie na przycisk Zastosuj kolor.

Funkcja „przypominania” w programie Outlook

Program Outlook został wyposażony w ciekawą funkcję zwaną oknem przypomnienia. Dzięki tej funkcji możecie ustawić przypomnienie np. dla wybranego spotkania lub odpowiedzi dla wybranego nadawcy. W takim przypadku okno przypomnienia pojawi sie w określonym przez Was czasie, informując o ustawionym wydarzeniu. Poniższe wskazówki pozwolą Wam dogodnie operować oknem przypomnienia.

1. Uruchomcie program Outlook i wejdźcie do Skrzynki odbiorczej.

2. Kiedy już znajdziecie się w Skrzynce odbiorczej, kliknijcie prawym przyciskiem myszy na interesującą Was wiadomość e-mail. Na ekranach Waszych monitorów wyświetli się menu, z którego wybierzcie opcję Flaga monitująca lub w przypadku Outlooka 2003 opcje Nawiązanie/Dodaj przypomnienie... Następnie pojawi się okno, z którego wybieracie opcję Odpowiedź.

3. Wyświetli się okno Flaga Monitująca, w którym będziecie mogli ustalić czas pojawiania się przypomnienia. W tym celu kliknijcie na pole wyboru Na kiedy. Na ekranie monitora zobaczycie kalendarz, w którym ustawiacie interesującą Was datę dla wybranej wiadomości e-mail. Aby zmienić czas przypomnienia, wystarczy, że w polu wyboru Na kiedy: zaznaczycie kursor przed liczbą oznaczającą godzinę, a następnie naciśniecie dwukrotnie klawisz Enter. Teraz możecie wpisać nową godzinę lub minutę przypomnienia.

4. Przypomnienie pojawi się na pasku zadań. Aby je wyświetlić, kliknijcie na nie lewym przyciskiem myszy. Z okna możecie dowiedzieć się o terminie wydarzenia. Jeśli będziecie chcieli przesunąć wydarzenie na inny termin, kliknijcie na pole wyboru Kliknij przycisk Odłóż, aby przypomnieć ponownie. W polu tym określacie nowy termin przypomnienia.

Filtrowanie poczty elektronicznej (Outlook 2003)

Zapewne każdy z Was już nieraz spotkał się z dotkliwym problemem spamu. Niechciane wiadomości wciąż stanowią duży problem dla użytkowników poczty elektronicznej. W celu uniknięcia niechcianej poczty program Outlook został wyposażony w funkcję filtrowania, dzięki której będziecie mogli zablokować niechciane wiadomości e-mail.

1. Uruchomcie program Outlook i wejdźcie do Skrzynki odbiorczej.

2. W Skrzynce odbiorczej klikacie na niechcianą wiadomość, a następnie z paska zadań Adres e-mail wybieracie opcję Wiadomości-śmieci/Dodaj nadawcę do listy zablokowanych nadawców.

3. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno informujące o dodaniu nadawcy do listy zablokowanych wiadomości e-mail. Od tej pory określone wiadomości danego nadawcy zostaną automatycznie przeniesione do folderu Wiadomości-śmiecie.

Szybkie przesyłanie zrzutów ekranowych

W dowolnej chwili jesteście w stanie zrobić zdjęcie całemu ekranowi lub pojedynczemu i jednocześnie aktywnemu oknu. Takie zdjęcie ma swoje zastosowanie w poczcie elektronicznej. Dzięki zrzutowi ekranowemu możecie np. szybko wysłać znajomemu okno błędu, którego nie możecie rozpracować. Microsoft Outlook umożliwia błyskawiczne przesłanie pocztą elektroniczną zrzutu ekranowego. Przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

1. Najpierw zróbcie zrzut ekranowy. W tym celu wciśnijcie klawisz Print screen (dla całego ekranu) lub kombinację klawiszy Alt + Print screen (dla pojedynczego i aktywnego w danej chwili okna).

2. Następnie uruchomcie program Outlook i z paska zadań wybierzcie opcje

Plik/Nowy/Wiadomość pocztowa.

3. Na ekranie Waszych monitorów pojawi się okno nowej wiadomości. Wpiszcie w odpowiednich polach adres e-mail adresata, temat wiadomości i treść. Na koniec zaznaczacie kursorem myszy wolne miejsce w obszarze treści wiadomości e-mail. Teraz możecie wstawić zrzut ekranowy. Z paska zadań wybierzcie opcje Edycja/Wklej. W polu treści wiadomości natychmiast pojawi się wykonane wcześniej zdjęcie. Teraz pozostaje tylko wysłać wiadomość.

Archiwizacja wiadomości e-mail

W Skrzynce odbiorczej prędzej czy później zgromadzi się masa wiadomości e-mail. Aby nie pogubić się w poczcie, najlepszym rozwiązaniem jest jej archiwizacja. W tym celu przyjrzyjcie się poniższym poradom:

1. Uruchomcie program Outlook i z paska zadań wybierzcie opcje Narzędzia/Opcje..., a następnie zakładkę Inne.

2. W nowym oknie klikacie na przycisk Autoarchiwizacja. W polu wyboru Archiwizuj co ustawiacie czas archiwizacji Waszych wiadomości e-mail (np. co 3 dni).

3. Następnie przechodzicie do ustawienia czasu, po którym zarchiwizowane wiadomości będą przenoszone z Waszej skrzynki do archiwum wiadomości e-mail. W tym celu z paska zadań wybieracie Właściwości, a następnie zakładkę Autoarchiwizacja.

4. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się nowe okno, w którym zaznaczacie pole wyboru Usuwaj elementy starsze niż. Za pomocą strzałek ustalacie czas, w którym Wasze wiadomości e-mail będą przenoszone do archiwum. Na zakończenie operacji kliknijcie na przycisk OK.

Dawid Frankowski