Szybkie formatowanie tabel-style

Zdarza się, że tworzysz wiele podobnych tabel w trakcie sporządzania jednego raportu. Po wypełnieniu danymi pierwszej, rozpoczynasz budowanie kolejnej. Zaznaczasz wiersz z nagłówkami i formatujesz czcionkę. Następnie, aby je dodatkowo wyróżnić, klikasz na pasku narzędziowym Formatowanie ikonę Kolor wypełnienia i wybierasz odcień. Teraz wyśrodkowujesz tekst względem komórki i wybierasz styl obramowania. Czy musisz wykonywać te wszystkie czynności dla każdej tabeli? Jeśli będzie ich kilkadziesiąt, to przygotowanie wszystkich zajmie Ci mnóstwo czasu. A co z samą analizą danych? Mamy dla Ciebie rozwiązanie! Jeśli najpierw zdefiniujesz swoje własne style, a następnie zastosujesz je na zaznaczonych zakresach komórek, wszystkie przedstawione wcześniej polecenia formatowania uaktywnisz dwoma kliknięciami myszy!

Przyjmijmy, że pierwsza sformatowana tabela wygląda jak na rysunku 1. Dotyczy pierwszego kwartału 2001 r., a Ty musisz przygotować podobne dla kolejnych okresów, aż do końca 2005 r. Zastosowano w niej różne style czcionek i obramowań, a także wypełnienia komórek kolorem.

Rys. 1. Przykładowa sformatowana tabela

Aby nie tracić czasu na każdorazowe formatowanie nagłówka i wiersza z podsumowaniami, zdefiniuj odpowiednie style.

W tym celu:

1. Zaznacz dowolną komórkę nagłówka (np. B2) i z menu Format wybierz polecenie Styl (możesz także skorzystać z kombinacji klawiszy lewy Alt + ‘ (apostrof – przycisk na klawiaturze obok Entera).

2. Pojawi się okno dialogowe Styl z domyślnie wpisaną nazwą Normalny. Poniżej widoczna będzie lista formatów odpowiadających temu stylowi.

3. Aby teraz zdefiniować własny styl z formatami pobranymi z zaznaczonej komórki B2, wystarczy, że wpiszesz dowolną nazwę, np. Nagłówek. Lista formatów automatycznie się zaktualizuje.

Rys. 2. Formaty pobrane dla nowego stylu

4. Teraz najpierw kliknij przycisk Dodaj, a następnie OK. Nowy styl zostanie dodany do listy.

5. W analogiczny sposób zdefiniuj styl dla komórek z podsumowaniami.

Aby zastosować styl:

6. Przejdź do nowego arkusza i wpisz nazwy kolejnych trzech miesięcy, które będą stanowić nagłówki kolumn zestawienia za drugi kwartał 2001 r.

7. Zaznacz ten zakres komórek i z menu Format wybierz polecenie Styl.

8. Z rozwijanej listy Nazwa stylu wybierz Nagłówek i zatwierdź, klikając OK.

Wskazówka
Style oczywiście możesz modyfikować. Ponownie otwórz okno dialogowe Styl i kliknij przycisk Modyfikuj. Pojawi się okno Formatuj komórki.

Największą słabością stylów jest to, że są one przypisywane do konkretnego skoroszytu. Masz jednak możliwość przenoszenia ich między skoroszytami. Służy do tego polecenie Scalaj widoczne w oknie dialogowym Styl.

Aby z niego skorzystać:

1. W pierwszej kolejności otwórz plik, z którego chcesz przenieść styl.

2. Przejdź do swojego roboczego skoroszytu i otwórz okno stylów.

3. Kliknij przycisk Scalaj. Otworzy się okno dialogowe Scalaj style z nazwami wszystkich otwartych skoroszytów.

Rys. 3. Skoroszyty, z których możesz przenieść style

4. Zaznacz odpowiedni i kliknij przycisk OK. Wszystkie style zostaną przeniesione do aktywnego skoroszytu.

Każdorazowe otwieranie okna Styl przy tworzeniu nowej tabeli może okazać się uciążliwe. Dlatego proponujemy Ci pewne udogodnienie – dodanie rozwijanej listy stylów na pasku narzędziowym.

Aby to zrobić:

1. W pierwszej kolejności usuń style, z których nie korzystasz (w oknie dialogowym Styl zaznacz nazwę niepotrzebnego stylu i kliknij przycisk Usuń).

2. Z menu Widok wybierz polecenie Paski narzędzi/Dostosuj.

3. Przejdź do zakładki Polecenia i na liście kategorii zaznacz rozwijaną listę Styl.

4. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przenieś pole nad dowolny pasek narzędziowy.

Rys. 4. Rozwijana lista stylów na pasku narzędziowym