Tabele w OpenOffice Base

W niniejszym artykule chciałbym zwrócić uwagę na możliwości związane z tworzeniem tabel w OO Base. Tekst jest skierowany przede wszystkim do osób początkujących, niekoniecznie rozeznanych w terminologii odnoszącej się do baz danych. W związku z tym pozwolę sobie na zastosowanie kilku uproszczeń, głównie związanych z definiowaniem typu danych w rekordach. Tabele to pierwszy krok w naszej pracy z omawianym modułem. Możemy je tworzyć na dwa zasadnicze sposoby, o czym wspominałem w ogólnym poradniku o Base(?). Pierwszy z nich jest często niezbyt sprawny, tzn. nie funkcjonuje w sposób prawidłowy, co jednak ulega poprawie wraz z nowymi wersjami OO. Chodzi mi tutaj o kreatora tabel. Spróbuję przybliżyć Wam jego działanie.

1. Kreatora uruchamiamy, wybierając z obszaru roboczego Zadania opcję Użyj kreatora aby utworzyć tabelę, po czym postępujemy zgodnie z pojawiającymi się instrukcjami.

2. W pierwszym kroku wybieramy z gotowego zestawu pola, które mają się znaleźć w bazie danych. W zależności od naszych potrzeb są to takie pola, jak np.: imię i nazwisko, data, adres itp. Generalnie mamy do wyboru dwie kategorie pól: prywatne i służbowe. Wiele z pól powtarza się w obu kategoriach. Do tego w każdej z nich mamy do czynienia z menu kontekstowym, w którym wybrane przez nas kategorie pól są dodatkowo uściślone (np. klienci, praca, kontakty itp.).

Dodatkowo możemy ustalić kolejność wybranych przez nas pól. Służą temu znajdujące się po prawej stronie strzałki (muszę zwrócić uwagę, że wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, w której pakiet nie zachowywał wybranej przeze mnie kolejności pól. Na szczęście zdarza się to coraz rzadziej). W tym miejscu możemy skorzystać już z opcji Zakończ i przejść np. do wprowadzania danych do bazy. Polecam jednakże skorzystanie z pozostałych opcji kreatora. Wybieramy w nich m.in. typy i formaty pól. Oznacza to, że możemy zdefiniować od nowa np. nazwę pola, jego typ czy długość.

Podejrzewam, że gros osób będzie zainteresowanych zwiększaniem długości teksu, jaki może się znaleźć w określonym polu. W ramach opisywanych opcji możemy także stworzyć od nowa pole. Podobnie jak w przypadku poprzedniego kroku możemy zakończyć pracę kreatora lub przejść dalej. Polecam oczywiście przejście dalej.

3. W następnym kroku zajmujemy się utworzeniem tzw. klucza głównego. Zgodnie z przedstawionymi informacjami jest to specjalny klucz, którego zadaniem jest identyfikowanie każdego rekordu tabeli bazy danych. Powinna mieć go każda tabela, co wiąże się z tym, że w późniejszym okresie pracy możemy swobodnie łączyć dane z różnych tabel. Możemy go utworzyć automatycznie (co zresztą gorąco polecam). Możemy również przypisać do niego wartość automatyczną. To także ciekawa opcja, jednakże jej minusem jest to, że może zacząć numerację od zera, co oczywiście można później zmienić. Początkującym użytkownikom odradzam używanie pozostałych opcji, chyba że w celu praktycznego nauczenia się ich zastosowania. Skorzystanie z nich bez odpowiedniego rozeznania i doświadczenia może nie być zbyt „przyjemne”.

4. Po utworzeniu klucza głównego możemy już zakończyć kreatora. Następny krok przed jego zakończeniem związany jest z bardzo kosmetycznymi zmianami, np. nazwą tabeli, co można także spokojnie później zmienić. W ten oto sposób przebrnęliśmy przez tworzenie tabeli i możemy się zająć wprowadzaniem danych. O ile oczywiście zdecydujemy się na nie z poziomu tabeli, a nie z pozostałych (np. z formularza).

5. Tabelę możemy stworzyć również poprzez skorzystanie z opcji utwórz projekt tabeli.zadania tuż nad kreatorem) zostaniemy przeniesieni do okna roboczego, które na pierwszy rzut oka może przypominać niektórym osobom arkusz kalkulacyjny. W głównym widoku znajdują się bowiem trzy kolumny i liczne wiersze. Kolumny to kolejno nazwa pola, typ pola i opis. Tworząc nowe pole, ustalamy więc jego nazwę i typ pola (czyli definiujemy, jaki rodzaj danych się w nim znajdzie). Najczęściej będzie to pole tekstowe, np. Tekst_Varchar. Kiedy na nią klikniemy (obszar roboczy

6. W dolnym obszarze roboczym są opcje odpowiadające określonej kolumnie (nazywa się on zresztą właściwości pola), w zależności od typu danych. Prawdopodobnie najważniejsze dla każdego użytkownika będzie określenie maksymalnej długości wprowadzanych przez nas danych. Trudno jest w tym przypadku udzielić jednoznacznej rady, jednakże jeśli np. będziemy mieli pole danych z imieniem, to przecież wystarczy nam spokojnie kilkadziesiąt liter limitu. Musimy się po prostu zastanowić, jakie będzie przeznaczenie określonego pola. Zadanie to przypomina jeden z kroków kreatora.

7. W ten sam sposób tworzymy wszystkie interesujące nas pola i zapisujemy tabelę. Zanim zapiszemy tabelę, program zapyta nas o możliwość utworzenia klucza głównego. Zgadzamy się oczywiście na automatyczny klucz główny.

8. Niezależnie od wybranego przez nas sposobu finalnym osiągnięciem jest powstanie projektu tabeli, która może nam posłużyć do wprowadzania danych. W obu przypadkach możemy skorzystać jeszcze z wielu zaawansowanych, dodatkowych opcji, które jednakże są zarezerwowane raczej dla użytkowników zaawansowanych. Moim zdaniem tabela jest znakomitym miejscem do wprowadzenia większej ilości danych. Pozostałe instrumenty sprawdzają się raczej jako uzupełnienie znajdujących się w tabeli danych. W pasku narzędziowym tabeli znajduje się również opcja widok, która jest formą kwerendy.

Osobiście preferuję pracę z samą tabelą, jednakże w widoku mamy takie same możliwości jak w tabeli. Stąd wybór odpowiedniego narzędzia pracy będzie zależał przede wszystkim od naszego gustu i przyzwyczajeń. Poza tym widok jest też specyficznym uzupełnieniem tabeli, przydatnym także w późniejszej pracy. Osobiście preferuję i polecam jak najprostszą metodę wprowadzania danych – czyli tabelę.

9. W kolejnych częściach poradnika dotyczącego modułu Base postaram się przedstawić informacje odnoszące się do pozostałych instrumentów pracy, takich jak kwerendy, formularze i raporty, co powinno dać czytelnikowi więcej niż ogólny ogląd na temat możliwości, jakie nam daje OpenOffice Base.

Przemysław Żarnecki