Dynamiczna prezentacja - wykres przestawny

Zbliża się koniec roku, więc zostałeś poproszony przez swojego zwierzchnika o zaprezentowanie osiągniętych wyników sprzedaży. Sprawa wydaje się prosta, jednak bardzo pracochłonna. Dane powinny być przedstawione pod różnym kątem, np. wielkości sprzedaży, rodzaju towarów, okresu dokonanych transakcji itp. Zakładasz, że czeka Cię żmudne budowanie kilkunastu wykresów dla każdego zakresu danych. Otóż niekoniecznie! Możesz przygotować dynamiczną prezentację danych z wykorzystaniem tylko jednego wykresu - przestawnego. Jednym kliknięciem myszy zmienisz jego zawartość i wyświetlisz te informacje, które w danej chwili chcesz analizować.

Przyjmijmy, że dysponujesz danymi sprzedażowymi widocznymi na rysunku 1. W naszym przykładzie obejmują one zakres komórek A1:D40.

Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu przestawnego

Aby na podstawie tych danych zbudować wykres przestawny, wykonaj następujące czynności:

1. Zaznacz dowolną komórkę w obrębie zestawienia i z menu Dane wybierz polecenie Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. Pojawi się okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych - krok 1 z 3.

2. Domyślnie powinno być zaznaczone pole Lista lub baza danych Microsoft Excel. Nie zmieniaj tego. W grupie opcji Jaki rodzaj raportu chcesz utworzyć? zaznacz Raport wykresu przestawnego (z raportem tabeli przestawnej) i kliknij Dalej.

3. W kolejnym oknie dialogowym na pewno zauważyłeś, że Excel sam określił zakres arkusza z danymi źródłowymi. Stało się tak dlatego, że przed uruchomieniem Kreatora zaznaczyłeś komórkę w obrębie zestawienia. Gdybyś tego nie zrobił, w tym oknie powinieneś podać odpowiedni zakres, w naszym przypadku $A$1:$D$40. Przejdź do kolejnego kroku, klikając Dalej.

4. W ostatnim oknie dialogowym określ, gdzie ma być wstawiona tabela przestawna ściśle związana z wykresem (my wybraliśmy Nowy arkusz). Po zaznaczeniu odpowiedniego pola zakończ działanie Kreatora przyciskiem Zakończ.

Wstawione zostaną dwa nowe arkusze: jeden zawierający projekt tabeli przestawnej (w naszym przykładzie Arkusz4), a drugi wykresu (Wykres1).

Rys. 2. Arkusz z projektem tabeli przestawnej

W okienku Lista pól tabeli przestawnej znajdują się oznaczenia wszystkich kolumn Twojego zestawienia sprzedaży. Jeśli umieścisz je w odpowiednich obszarach projektu tabeli przestawnej, to te dane zostaną także uwzględnione na wykresie.

Aby to zrobić:

1. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przeciągnij pole Towar nad obszar tabeli przestawnej nazwany Upuść pola wierszy tutaj.

2. W tan sam sposób przenieś pole Okres nad obszar Upuść pola kolumn tutaj.

3. Na koniec umieść pole Wartość transakcji w obszarze Upuść elementy danych tutaj.

4. Teraz przejdź do arkusza z wykresem i obejrzyj efekt swojej pracy.

Rys. 3. Gotowy wykres przestawny

Od teraz możesz dowolnie zmieniać sposób prezentacji danych. W obecnej postaci wykres przedstawia dane dla wszystkich kwartałów. Jeśli chciałbyś, aby uwzględniony został tylko jeden:

1. Kliknij rozwijaną listę po prawej stronie (Okres) i w okienku, które się pokaże, odznacz pola 2 kwartał i 3 kwartał. Po zatwierdzeniu OK układ danych na wykresie automatycznie się zmieni. W analogiczny sposób możesz usuwać lub dodawać towary.

W tabeli przestawnej nie umieściłeś jeszcze pola Miejsce sprzedaży. Jeśli chcesz także zmieniać wykres pod względem tego kryterium:

2. Przeciągnij wspomniane pole nad obszar nazwany Upuść pola stron tutaj.

3. Teraz kliknij rozwijaną listę i zaznacz miasto, dla którego mają zostać wyświetlone dane.

Wskazówka
Wykres w obecnej postaci uwzględnia tylko podsumowania transakcji. Jeśli chciałbyś sumę zamienić np. na średnią: kliknij prawym przyciskiem myszy pole Suma z Wartość transakcji i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj pole wykresu przestawnego. Zaznacz na liście pozycję Średnia i zatwierdź OK.

Wykres przestawny pozwala na wyświetlanie bardzo wielu kombinacji danych tworzących określone zestawy. Wystarczy, że odznaczysz/zaznaczysz odpowiednie pozycje i błyskawicznie zmienisz dane na wykresie.