Niektóre dokumenty z danymi osobowymi trzeba zanonimizować

Żeby anonimizacja dokumentów była skuteczna, trzeba w taki sposób usunąć dane osobowe, aby nie można było zidentyfikować osoby, której one dotyczą. Przystępując do anonimizacji, trzeba więc zadać sobie pytanie, które dane należy usunąć, żeby nie można było rozpoznać konkretnej osoby.

Jednym ze sposobów anonimizacji dokumentów z danymi osobowymi jest zamazanie danych w taki sposób, aby nie można ich było odczytać. Dane można usunąć przy użyciu korektora. Ważne jest, aby odbiorca tak przygotowanej wiadomości nie mógł odczytać danych osobowych, które identyfikują podmiot objęty ustawą o ochronie danych osobowych.

Techniczne kwestie usuwania danych są ważne, jednak ważniejsze jest to, jakie dane musisz usunąć z dokumentu, aby można było mówić o skutecznej anonimizacji informacji dotyczących osoby fizycznej. Zwykle w dokumentach dane osobowe to imię, nazwisko, PESEL, adres osoby fizycznej. Jeśli przekazujesz dokument zawierający takie informacje, musisz usunąć z niego każdą informację, która pozwoliłaby na zidentyfikowanie tej osoby. W związku z tym w każdym przypadku, kiedy anonimizujesz dane, musisz w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie, która z informacji zawartych w tym dokumencie pozwala na zidentyfikowanie osoby fizycznej.

Aby ocenić, czy anonimizacja danych osobowych jest skuteczna, musisz sprawdzić, czy po skreśleniu lub innym usunięciu danych nadal możesz:

wyodrębnić konkretną osobę fizyczną,
powiązać zapisy dotyczące konkretnej osoby fizycznej,
wywnioskować informacje w odniesieniu do konkretnej osoby fizycznej.

Jeśli na żadne z pytań nie odpowiesz twierdząco, możesz stwierdzić, że właściwie zanonimizowałeś dane. Taką opinię prezentuje Grupa Robocza Art. 29 ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych. Opinia odnosi się do anonimizacji danych w zbiorach, nie w pojedynczych dokumentach.

Zdarza się, że podmiot, który wnioskuje o udzielenie informacji, oczekuje przekazania wyciągu ze zbioru danych, np. wynagrodzeń pracowników stanowisk i wykształcenia. W takim przypadku musisz określić, jakie dane mogą pozwolić na powiązanie danych i informacji objętych ochroną. Dane, które przekazujesz, musisz zanonimizować.

Przykład:

Administrator danych ma dokument, w którym znajdują się następujące dane osobowe: Adam Nowak, zamieszkały w Krakowie przy ul. Kościelnej 18 m. 3, urodzony 12 grudnia 1950 r. Jeśli podmiot, któremu ADO przekazuje dokument z danymi, nie dysponuje żadnymi informacjami ani dostępem do zasobów danych o osobach fizycznych, a pozostała treść nie pozwala na identyfikację osoby, pozostawienie informacji „Adam Nowak” przy jednoczesnym usunięciu miejsca zamieszkania i daty urodzenia pozwoli na zanonimizowanie danych osobowych. Połączenie imienia i nazwiska: Adam Nowak jest bowiem tak popularne, że bez dodatkowych danych nie można stwierdzić, o którą osobę chodzi.

Maria Kucharska-Fiałkowska, administrator bezpieczeństwa informacji