Konfigurowanie autoodpowiedzi w Outlook Express lub Poczcie systemu Windows

Jeżeli przez jakiś czas nie będziesz mógł sprawdzać poczty i odpisywać na e-maile, warto wówczas ustawić tzw. autoodpowiedź, dzięki czemu każdy kto wyśle Ci wiadomość otrzyma od razu zwrotną informację o Twojej nieobecności i planowanym powrocie. Autoodpowiedź ustawia się na dwa sposoby – w zależności od tego czy masz konto na serwerze Exchange czy też nie.

W przypadku konta na serwerze Exchange najpierw sprawdź, czy w menu Narzędzia jest opcja Asystent podczas nieobecności (jeśli jest, oznacza to, że masz konto Exchange 2007). Po wybraniu tej funkcji zobaczysz nowe okno, w którym zaznacz pole wyboru Wyślij autoodpowiedzi podczas nieobecności.

W polu Godzina początkowa i Godzina zakończenia możesz określić, w jakich godzinach będą wysyłane autoodpowiedzi (uprzednio zaznacz opcję Wyślij tylko w tym zakresie godzin). Treść wiadomości wpisz w zakładkach W mojej organizacji oraz Poza moją organizacją (włączone).

Jeśli po otwarciu Asystenta podczas nieobecności otwiera się okno z polami wyboru Jestem w pracy oraz Nie ma mnie w pracy to masz konto Exchange 2003. Pozostaje Ci wówczas wpisać tylko treść wiadomości.

Bardziej prawdopodobne jest jednak to, że nie korzystasz z serwera Exchange, a raczej z POP3 lub IMAP – będzie tak, jeśli np. masz darmowe konto na którymś z popularnych serwisów. Wówczas należy wykonać następujące kroki:

Najpierw utwórz szablon odpowiedzi (czyli po prostu wiadomość e-mail, którą serwer będzie wysyłał podczas Twojej nieobecności). W tym celu kliknij menu Nowy, wpisz treść i temat.
Za pomocą opcji Zapisz jako zapisz plik jako autoodpowiedz.oft (czyli jako typ Szablon Outlook).
Kliknij Zapisz.
Z menu wybierz Narzędzia - Reguły i Alerty.
W zakładce Reguły wiadomości e-mail wciśnij Nowa Reguła.
W polu dialogowym Rozpoczynanie od Pustej Reguły wybierz Sprawdzanie Przychodzących Wiadomości a następnie kliknij Dalej.
Otworzy się nowe okno. W polu Krok 1. Wybierz Warunki zaznacz Od Określonych Nadawców a w polu Krok 2. Edytuj Opis Reguły kliknij podkreślenie określonych nadawców.
Otworzy się okno Adres dla reguły.
W polu Książka Adresowa wybierz Kontakty i kliknij OK oraz Dalej.
W polu Krok 1. zaznacz Odpowiedz na nią, wykorzystując szablon.
W polu Krok 2. wciśnij podkreślenie wybierz szablon.
W nowym oknie Wybierz Szablon Odpowiedzi w polu Szukaj w: wybierz Szablony użytkownika w systemie plików.
Wskaż poprzednio utworzony szablon autoodpowiedz.oft i kliknij Otwórz oraz Dalej.
Wybierz lub nie interesujący Cię Wyjątek od Reguły a następnie kliknij Dalej, Zakończ oraz OK.

Pamiętaj, że jeśli nie używasz Exchange’a to autoodpowiedzi będą wysyłane tylko wtedy, gdy komputer będzie włączony z uruchomionym Outlook Expresem lub Pocztą systemu Windows. Ponadto program Outlook musi być skonfigurowany do okresowego sprawdzania, czy nadeszły nowe wiadomości.