Gdy chcemy być pewni, że użytkownik dokładnie wypełni nasz arkusz powinniśmy uaktywnić sprawdzanie poprawności danych. Excel będzie wówczas sam pilnował, czy do wszystkich rubryk zostały wpisane wartości.
Załóżmy, że chcemy zabezpieczyć arkusz w taki sposób, aby podczas wprowadzania danych żadna z komórek nie pozostała pusta. Ponadto dane muszą być wpisywane jedne pod drugimi, bez pustych wierszy. Aby taki efekt uzyskać, powinniśmy zastosować sprawdzanie poprawności danych. Niestety nie posiada ono domyślnych opcji, które pozwolą nałożyć na arkusz takie ograniczenie. Przy definiowaniu ustawień sprawdzania poprawności powinniśmy posłużyć się formułą.
Niewypełniony rejestr
W tym celu:
- Zaznaczamy zakres komórek, które obejmuje cały rejestr (w przykładzie A2:D14) i z menu Dane wybieramy polecenie Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Dane i wskazujemy Poprawność danych).
- W wyświetlonym oknie dialogowym przechodzimy do zakładki Ustawienia.
- Z rozwijanej listy Dozwolone wybieramy pozycję Niestandardowe.
- W polu Formuła wprowadzamy następującą formułę:
=ILE.NIEPUSTYCH($A$1:$D1)=(ILE.WIERSZY($A$1:$D1)*LICZBA.KOLUMN($A1:$D1))
- Zatwierdzamy ustawienia, poprzez kliknięcie OK.
Warto, teraz przetestować formułę i sprawdzić, czy rzeczywiście Excel kontroluje kompletność wpisów.
- Wypełniamy danymi zakres A2:C2, a komórkę w ostatniej kolumnie pozostawiamy pustą.
- Spróbujmy teraz wpisać datę w kolejnym wierszu w komórce A3.
Wpis jest niedozwolony
Jak widać na rysunku 3, Excel nie dopuścił do wprowadzenia danych do nowego wiersza. Nasza formuła wykonała następującą operację: w pierwszej kolejności zliczyła wszystkie wypełnione komórki w zakresie A1:D2 (dzięki zastosowaniu odpowiedniego adresowania sprawdzany zakres się rozszerzył). Wynik lewej strony równana wyniósł 7, gdyż komórka D2 jest pusta. Po prawej stronie równania wynik jest 8, gdyż tyle komórek znajduje się w sprawdzanym zakresie. Liczby po obu stronach nie są równe, a zatem wynikiem działania formuły jest FAŁSZ. Wpis jest niedozwolony
