Autofiltr – ukrywanie zbędnych informacji w Excelu

Autor: Marcin Sarna
Filtrowanie danych w Excelu pozwala na zwiększenie czytelności arkusza. Dane można także filtrować według koloru wypełnienia komórek W jaki sposób decydować o kryteriach filtrowania i jak wyszukiwać dane?
Karta Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie oferuje narzędzia przeznaczone do ograniczania ilości danych prezentowanych w arkuszu Excel. Chodzi o umożliwienie użytkownikowi lepszego przedstawienia informacji, ograniczając się tylko do ich określonego wycinka.
Filtrować można zarówno ze względu na wartości liczbowe lub tekstowe w danych kolumnach, jak i np. kolory tła komórek (jeżeli oczywiście takiego zróżnicowania kolorów tła dokonano).
Należy pamiętać, że jeżeli w danej kolumnie któraś komórka „łapie się” pod regułę filtrującą (tzn. nie powinna zostać wyświetlona), pominięty zostaje cały wiersz, w którym znajduje się ta komórka.

Jak rozpocząć filtrowanie

Zaczynamy od zaznaczenia danych, które chcemy filtrować. Zakres komórek zaznaczamy w miarę możliwości w ten sposób, aby pierwszym zaznaczonym wierszem był nagłówek kolumn (np. „Cena”, „Data” itd.).
 
Teraz na karcie Dane szukamy w grupie Sortowanie i filtracja przycisku Filtruj – wciskamy go. Każda z pierwszych komórek poszczególnych kolumn wzbogaciła się o strzałkę skierowaną w dół. Służy ona do wyboru opcji filtrowania.
Rysunek 1. Przykładowa tabela z włączonym filtrowaniem – widać przyciski ze strzałkami w dół

Lista opcji filtrowania

Na samym dole rozwiniętej listy opcji znajdują się wszystkie zawartości komórek danej kolumny, oczywiście wypisane tylko raz (niezależnie od liczby wystąpień). Zaznaczając je lub odznaczając i wciskając OK spowodujemy odpowiednio wyświetlanie lub chowanie wierszy z tą zawartością.
Rysunek 2. Filtrowanie proste: według całej zawartości poszczególnych komórek w kolumnie
Powyżej usytuowano pole Wyszukaj, w którym wybór zawartości komórek można dokonywać przez wpisanie odpowiednio tekstu lub liczb.
Pozwala to np. na łatwiejsze odfiltrowanie całego zakresu zawartości, różniących się jedynie końcówką, np. „Sklep ABC”, „Sklep Junior”, „Sklep AGDRTV”. Można posługiwać się symbolami wieloznacznymi, tj. ? zastępującym jeden znak oraz * zastępującą dowolny ciąg znaków. Na przykład Sklep* wypisze wszystkie trzy sklepy, zaś Sklep A* tylko te dwa, które zaczynają się na literę A.
 
Rysunek 3. Efekt filtrowania kolumny Cena przez wyszukanie ciągu 9* – wyświetlane są tylko wiersze, w których cena spadła poniżej 100
Dane można także filtrować według koloru wypełnienia komórek (Filtruj według koloru).
Wreszcie istnieje możliwość – po filtrowaniu lub bez filtrowania – posortowania danych według określonych kryteriów. Oprócz opcji Sortuj od A do Z oraz Sortuj od Z do A, ustawiających tabelę w kolejności alfabetycznej komórek w danej kolumnie, mamy także opcję Sortuj według koloru (wypełnienia).
Rysunek 4. Tabela z posortowanymi wierszami – najpierw wiersze, które mają ustawiony czerwony kolor wypełnienia

Filtrowanie danych z określeniem warunków

Na liście opcji znajdziemy między innymi Filtry liczb lub Filtry tekstu – w zależności od tego, jakiego rodzaju dane są przechowywane w danej kolumnie. Z wykorzystaniem tych funkcji możemy nakazać Excelowi wyświetlanie tylko tych wierszy, które spełniają określone warunki. Warunki te są różne w zależności od tego czy komórki zawierają właśnie liczby lub tekst. Aby skorzystać z tego filtrowania:
  1. Kliknijmy którąś z pierwszych komórek poszczególnych kolumn w miejscu, gdzie zawiera ona strzałkę skierowaną w dół.
  2. Z rozwiniętego menu wybierzmy Filtry liczb lub Filtry tekstu, a następnie określony warunek.
  3. Teraz wprowadzamy kryteria. Możemy na przykład wybrać Zaczyna się od i wskazać, że wartości komórek muszą zaczynać się od litery A lub G.
  4. Wciskamy OK. Zostaną wyświetlone tylko wiersze tych komórek, które spełniają zadane kryteria.
Aby usunąć filtr należy z rozwijanego menu wybrać odpowiednią pozycję Wyczyść filtr, np. Wyczyść filtr z Kupujący.


Marcin Sarna


Tagi: excel

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Skuteczne narzędzia do wykrywania uszkodzonych podzespołów

pobierz

Wykrywanie i usuwanie niechcianych programów

pobierz

Polecane artykuły


Polecamy