Formatowanie warunkowe – zmienny wygląd komórek

Autor: Marcin Sarna

Formatowanie warunkowe to takie sformatowanie tabeli, które pozwala na zautomatyzowaną zmianę jej wyglądu w zależności od tego jakie wartości są wpisywane. Na przykład listę cen można sformatować w taki sposób, aby dany towar był zaznaczany na czerwono, gdy jest kupowany za cenę wyższą niż ustalona albo też na zielono, gdy cena ta jest niższa od tego poziomu.

Zaczniemy od zastosowania całej skali kolorów, czyli ustalimy od jakiej wartości do jakiej komórki mają zmieniać swój kolor. Na przykład od najniższego 1 do najwyższego 300 – od koloru białego do koloru czerwonego:

Zaznaczamy komórki z wartościami.
Na karcie Narzędzia główne w grupie Style należy kliknąć strzałkę na przycisku Formatowanie warunkowe.

Rysunek 1. Przykładowa tabela wartości sformatowana według kolorów (im wyższa wartość, tym czerwieńsza) oraz rozwinięty przycisk Formatowanie warunkowe

Z rozwiniętej listy wybieramy Skale kolorów.
Możemy teraz „przejechać” kursorem po predefiniowanych skalach i zobaczyć od razu jak prezentuje się nasza tabela.
My wolimy jednak stworzyć własną regułę – klikamy Więcej reguł.

Teraz, wiedząc, że ceny wpisywane w naszej tabeli będą się mieściły w przedziale od 1 do 300 złotych:

W nowo otwartym oknie Nowa reguła formatowania zostawiamy wybraną Skalę 2-kolorową.
Zmieniamy wartość w polu Typ (zarówno przy Minimum, jak i Maksimum) na Liczba.
W polu Wartość wpisujemy: przy Minimum 1, przy Maksimum 300.
Ustawiamy odpowiadające nam kolory.

Rysunek 2. Opcje okna Nowa reguła formatowania

Inne style formatowania warunkowego

Oprócz „kolorowania” komórek w zależności od wartości można także wypełniać je kolorem częściowo lub całkowicie – w stopniu odpowiadającym wprowadzanym liczbom. Służy do tego polecenie Paski danych widoczne po kliknięciu przycisku Formatowanie warunkowe.

Rysunek 3. Przykładowe, predefiniowane Paski danych w kolorach pełnych i z przejściami tonalnymi

Pod widocznym w Paskach danych poleceniem Więcej reguł kryją się dodatkowe opcje formatowania, można na przykład włączyć Wypełnienie gradientowe. Przypatrzymy się też, obecnemu także w przypadku Skali kolorów, polu Wybierz typ reguły. W tym miejscu możemy decydować do jakich konkretnie komórek z zaznaczonego zakresu będziemy stosować nasze formatowanie warunkowe. Może się na przykład okazać, że będziemy chcieli formatować tylko komórki, które nie są puste albo mieszczą się w określonym zakresie wartości (Formatuj tylko komórki zawierające). Można także zastosować formatowanie warunkowe jedynie do pierwszych np. 10% wartości z zakresu (Formatuj tylko wartości sklasyfikowane jako pierwsze i ostatnie).

Oprócz Skali kolorów i Pasków danych mamy do dyspozycji także Zestawy ikon, umożliwiające wizualizację zawartości komórek za pomocą określonych obrazków.

Zarządzanie regułami

Ustawione predefiniowane style formatowania warunkowego można usunąć z zakresu komórek poprzez jego zaznaczenie, a następnie rozwinięcie listy Formatowanie warunkowe i wybranie Wyczyść reguły oraz Wyczyść reguły z zaznaczonych komórek.

Na bazie używanych już w arkuszu reguł można tworzyć nowe. Jest to przydatne, gdy kolejną kolumnę danych chcemy sformatować warunkowo dokładnie tak samo, jak poprzednią, ale w innym kolorze. Wówczas:

Zaznaczamy zakres komórek w którym chcemy ustawić formatowanie warunkowe podobne do tego, które jest już stosowane w arkuszu w innym miejscu.
Klikamy Formatowanie warunkowe, a następnie wybieramy Zarządzaj regułami.
W nowym oknie w polu wyboru Pokaż reguły formatowania dla wybieramy Ten arkusz.
Wybieramy regułę i klikamy Edytuj regułę, aby zmienić jej parametry, np. kolory zaznaczenia.