Inicjał przy nazwisku zamiast pełnego imienia

Autor: Piotr Dynia

Listy zawierające dane osobowe najczęściej rozciągają się na wiele kolumn arkusza. Zawierają najróżniejsze dane identyfikacyjne (imiona i nazwiska, adresy, numery telefonów). Jeśli wprowadzisz te informacje w całości, to na pewno wpłyną na rozmiar całego zestawienia, a nie zawsze jest to potrzebne. Imiona osób, jeśli nie mają istotnego znaczenia, mogą przecież figurować jedynie jako inicjał. W tym triku pokażemy Ci, jak otrzymać skróconą wersję imienia.

Przyjmijmy, że imiona i nazwiska są wprowadzone do kolumny A, począwszy od komórki A2.

Aby zamienić imię na inicjał:

Do komórki B2 wprowadź następującą formułę:

=LEWY(A2;1)&″.″&FRAGMENT.TEKSTU (A2;ZNAJDŹ(″ ″;A2);DŁ(A2))

Skopiuj ją w dół na wymaganą liczbę wierszy.

Uzyskasz oczekiwany efekt, jak jest to przedstawione na rysunku 1.

Rys. 1. Inicjał imienia przed nazwiskiem

Wyjaśnienie działania formuły:

Działanie formuły opiera się na funkcjach tekstowych. W pierwszej kolejności funkcja LEWY pobiera do inicjału pierwszą literę imienia. Następnie dodawana jest do niej kropka (za pomocą operatora sklejenia &). Przy użyciu kolejnego znaku & do otrzymanego ciągu tekstowego dodawane jest nazwisko poprzedzone spacją. Jest wyznaczane za pomocą kombinacji kilku funkcji. ZNAJDŹ zwraca pozycję spacji w obrębie ciągu tekstowego w komórce A2, czyli wartość 5, która jest przekazywana do drugiego argumentu funkcji FRAGMENT. TEKSTU. W trzecim argumencie tej funkcji zagnieżdżono funkcję DŁ zwracającą liczbę znaków, z ilu składa się wpis w komórce A2. Dzięki temu nie ma potrzeby określania dokładnej liczby znaków nazwiska. Funkcja FRAGMENT.TEKSTU pobiera wszystkie znaki, począwszy od znajdującego się na 5. pozycji i otrzymana wartość jest doklejana do utworzonego wcześniej inicjału.

Formuła sprawdza się także w przypadku nazwisk dwuczłonowych.

Wiele operacji w arkuszu (choćby sortowanie) będzie wymagać jednak, żeby nazwisko było pierwszym elementem w komórce, a inicjał powinien znajdować się za nim.

Aby taki efekt uzyskać:

Wprowadź następującą formułę:

=FRAGMENT.TEKSTU(A2;ZNAJDŹ(″ ″; A2)+1;DŁ(A2))&″ ″&LEWY(A2;1)&″.″

Skopiuj ją do komórek poniżej.

Rys. 2. Inicjał za nazwiskiem

Zanim usuniesz kolumnę bazową z pełnym imieniem i nazwiskiem, wyniki działania formuły należy zamienić na wartości. Aby to zrobić, zaznacz je, użyj polecenia Kopiuj i uruchom okno dialogowe Wklej specjalnie. Zaznacz w nim opcję Wartości i zatwierdź, klikając OK.

Piotr Dynia

Zobacz także:

Tagi: excel