Otwieranie plików CSV w Excelu

Wyeksportowane raporty, bazy danych i dane do analizy z różnych programów komputerowych mogą być zapisane w plikach z rozszerzeniem CSV. Często po ich wczytaniu do Excela dane z każdego wiersza znajdują się w pierwszej komórce, a powinny być wyświetlane w wielu kolejnych. Zobaczmy, jak sobie z poradzić z tym problemem.

Niestety, programy z pakietu MS Office domyślnie zapisują i odczytują pliki zgodnie z ustawieniami regionalnymi systemu operacyjnego. W przypadku polskich edycji Windows separatorem każdej komórki jest znak średnika. Natomiast inne aplikacje czy bazy danych do rozdzielania pól najczęściej używają znaku przecinka.

Rys. 1. Przykładowy plik CSV, w którym dane nie zostały prawidłowo rozdzielone na poszczególne komórki.

Zmieniamy rozszerzenie pliku i poprawnie wczytujemy dane do Excela

Aby poprawnie otworzyć kłopotliwy plik CSV w Excelu, można skorzystać z filtra konwersji i wyboru separatorów oddzielających komórki. W przypadku arkusza kalkulacyjnego Microsoftu opcja taka jest dostępna dla plików tekstowych z rozszerzeniem TXT, w którym należy zapisać nasz plik. Zobaczmy, jak to zrobić.

Otwieramy folder z plikiem CSV w Eksploratorze Windows, klikamy na niego prawym przyciskiem myszy i z wyświetlonego menu wybieramy Otwórz za pomocą i Notatnik.

W Notatniku z menu Plik wybieramy Zapisz jako..., następnie w pole Nazwa pliku wpisujemy nową nazwę dla pliku i klikamy na przycisk Zapisz. Plik ze zmienioną nazwą i rozszerzeniem TXT zostanie zapisany w folderze z plikiem CSV.

Otwieramy arkusz kalkulacyjny Excel i wczytujemy do niego utworzony plik z rozszerzeniem TXT. W tym celu wciskamy kombinację klawiszy CTRL + O, następnie z rozwijanej listy wybieramy Wszystkie pliki i dwa razy klikamy na przygotowany wcześniej plik tekstowy z danymi.

Wyświetli się kreator importu tekstu, w którym klikamy na przycisk Dalej i następnie wybieramy separatory tekstu oraz kwalifikator w taki sposób, aby dane zostały odpowiednio wyświetlone w oknie podglądu. Kończymy importowanie tekstu kliknięciem na przycisk Zakończ.

Wczytany w ten sposób plik tekstowy warto zapisać w formacie Skoroszytu programu Excel. Pozwoli to w przyszłości automatycznie otwierać plik z danymi przeznaczonymi do analizy i analizować zapisane w nim dane.