Podręczny arkusz do sortowania transakcji według dat

Autor: Piotr Dynia

Każda transakcja odbywa się w jakimś czasie bądź okresie, a zatem przyporządkowana jest jej określona data. Excel interpretuje daty jako kolejne liczby naturalne rozpoczynające się od 1 stycznia 1900 r. Oznaczenie lat, miesięcy i dni to nic innego jak odpowiedni rodzaj formatowania kolejnych wartości liczbowych. W związku z tym nawet najprostsze operacje na datach wykonywane w Excelu (np. sortowanie) okazują się czasami kłopotliwe.

Na przykładzie zestawienia z rysunku 1 pokażemy, w jaki sposób przygotować podręczną tabelę do wygodnego sortowania dat. Nasza lista obejmuje zakres komórek A1:B22, na rysunku jest zaprezentowany jej fragment.

Rysunek 1. Wyjściowy układ listy transakcji

W pierwszej kolejności utwórzmy kolumnę, w której ponumerujemy wszystkie transakcje. W sortowanych tabelach warto ją zawsze dołączać, ponieważ w razie nieodpowiedniego ułożenia danych pozwala powrócić do pierwotnego układu listy.

W tym celu:

Kolumnę C nazwijmy Start i do komórki C2 wpiszmy liczbę 1.
Przeciągnijmy ją w dół do kolejnych komórek, ale z wciśniętym prawym przyciskiem myszy.
Z wyświetlonego menu podręcznego wybierzmy pozycję Wypełnij serią.

Teraz można przystąpić do tworzenia kolumn pomocniczych, które pozwolą wygodnie sortować zestawienia z datami.

Aby to zrobić:

Do komórek D1, E1 i F1 wpiszmy odpowiednio Rok, Miesiąc, Dzień.
We właściwych komórkach wstawmy następujące formuły:

D2: =ROK(B2)

E2: =MIESIĄC(B2)

F2: =DZIEŃ(B2)

Skopiujmy je do kolejnych wierszy.

Nasze zestawienie powinno teraz wyglądać jak na rysunku 2.

Rysunek 2. Składowe dat rozdzielone do osobnych kolumn

Zestawienie jest gotowe i umożliwia wszechstronne sortowanie transakcji na podstawie dat. Przyjmijmy, że chcemy posortować transakcje według samych miesięcy. Porządek lat i dni nie ma znaczenia.

W tym celu:

Kliknijmy dowolną komórkę z oznaczeniem miesiąca w kolumnie E.
W zależności od potrzeb wskażmy polecenie Sortuj od najmniejszych do największych lub Sortuj od największych do najmniejszych.

Rysunek 3. Transakcje ułożone wg miesięcy (rosnąco)

Aby powrócić do początkowego układu listy, powtórzmy poprzednie kroki, ale przed uruchomieniem sortowania zaznaczmy dowolną liczbę w kolumnie C.

Przyjmijmy, że chcemy teraz wykonać nieco trudniejsze zadanie. Transakcje powinny być posortowane według następującego porządku:

lata: rosnąco,
miesiące w obrębie poszczególnych lat: malejąco,
dni w obrębie poszczególnych miesięcy: malejąco.

Sposób wykonania takiego sortowania jest odmienny dla różnych wersji Excela. W tym celu:

Kliknijmy dowolną komórkę wewnątrz zestawienia, uaktywnij kartę Narzędzia główne i w grupie poleceń Edycja wskażmy Sortuj i Filtruj/Sortowanie niestandardowe.
Z pierwszej listy wybierzmy Rok, z drugiej Wartości, a z trzeciej: Od najmniejszych do największych.
Kliknijmy przycisk Dodaj poziom. Ustawmy odpowiednio: Miesiąc, Wartości, Od największych do najmniejszych i ponownie wskażmy Dodaj poziom.
Wybierzmy z rozwijanych list: Dzień, Wartości, Od największych do najmniejszych.