Posługiwanie się funkcją DATA w Excelu

Daty zapisujemy np. w taki sposób: 2012-11-18. Tymczasem Excel widzi daty jako liczbę dni, które upłynęły od 1 stycznia 1900 roku, np. 23450. Zrozumienie tego faktu pozwala na sprawne dokonywanie swoistych operacji arytmetycznych na datach, np. w celu obliczenia ile czasu upłynęło pomiędzy nimi.

Wówczas wystarczy odjąć liczbę dni obrazujących datę późniejszą od liczby dni daty wcześniejszej, a następnie otrzymaną liczbę dni „przeliczyć” ponownie na datę w postaci rok-miesiąc-dzień.

Wadą takiego rozwiązania jest to, że Excel nie dopuszcza używania w formułach dat wcześniejszych niż 1 stycznia 1900 roku.

Excel trzyma datę „w pamięci” w postaci liczby dni od 1 stycznia 1900 roku, niezależnie od sposobu sformatowania komórki. Jeżeli więc w oknie Formatowanie komórek na karcie Liczba w polu Kategoria wybierzemy Datę, to nie ma znaczenia czy jako Typ wskażemy 14 marzec 2011, 14-03, czy 01-03-14.

Excel nie rozpozna natomiast daty, jeśli zostanie ona zapisana w komórce w sposób nieuwzględniony w Typach, np.: marzec-01.2014 czy 01,03,2014.

Aby wykonywać operacje arytmetyczne w Excelu używa się formuł – także do operacji na datach. Na przykład jeżeli mamy dwie daty: w komórce B1 (2014-11-02) oraz w komórce B2 (2014-05-25), to chcąc poznać ilość dni pomiędzy nimi zastosujemy formułę =B2-B1 i dowiemy się, że jest to 161 dni.

Z kolei do obliczenia ilości samych tylko dni roboczych należy zaprząc funkcję =DNI.ROBOCZE(X;Y), gdzie jako X wstawiamy datę początkową, a jako Y datę końcową. Dzięki formule =DNI.ROBOCZE(B2;B1) dowiemy się więc, że dni roboczych mamy 115.

Funkcja pomija weekendy i dni wolne przypadające w zadanym okresie.

Co w sytuacji, jeśli mamy datę początkową realizacji projektu (np. 25 maja 2014 roku), wiemy, że musimy go skończyć w 60 dni roboczych, a dodatkowo wypadną nam 3 dni: 12 lipca 2014 roku, 5 sierpnia 2014 roku i 2 września 2014 roku? Z odsieczą przyjdzie funkcja =DZIEŃ.ROBOCZY(X;Y;Z), gdzie:

►X – dzień początkowy (25 maja 2014 roku);
►Y – ilość dni roboczych (60);
►Z – „święta”, a więc 3 dodatkowe dni, które „wypadają” z harmonogramu (można je określić zakresem komórek, np. C5:E5).

Pomocną funkcją jest także =DZIŚ(), która nie przyjmuje żadnych argumentów (tzn. stosuje się ją dokładnie tak jak napisaliśmy). Wyświetla ona aktualną datę, która jest aktualizowana z każdym otwarciem skoroszytu.

Załóżmy inny scenariusz: projekt ma zakończyć się 13 miesięcy od początkowej daty, tj. 25 maja 2014 roku. Posłużymy się tu funkcją =DATA(rok;miesiąc;data). Wpisanie po prostu zwykłych parametrów, np. =DATA(2014;05;25) spowoduje zwyczajne wyświetlenie daty. Ale jeżeli posłużymy się formułą =DATA(2014;05+13;25), to Excel wskaże na datę, która następuje 13 miesięcy po 25 maja 2014 roku, tj. na 25 czerwca 2015 roku.

Na przykład gdy na ukończenie projektu wyznaczono 1 rok, 2 miesiące i 5 dni, to formuła może mieć postać: =DATA(2014+1;05+2;25+5).

Pamiętajmy, że wynik funkcji =DATA() zostaje zaprezentowany jako data, a nie liczba, jeżeli komórka ma format Ogólne.

Funkcja =DATA() może także być zastosowana w sytuacji, gdy w arkuszu mamy zapisane daty w formacie nierozpoznawanym przez Excela (np. 20140525) i potrzebujemy je skonwertować na format 25-05-2014. Wówczas, przy założeniu, że komórka z datą 20140525 to A4, możemy użyć formuły: =DATA(LEWY(A4;4);FRAGMENT.TEKSTU(A4;5;2);PRAWY(A4;2)).

Funkcja ta pobiera:

►jako rok – pierwsze cztery cyfry z lewej strony komórki A4;
►jako miesiąc – dwie cyfry poczynając od 5. cyfry od lewej strony (tj. cyfrę 5. i 6.) z komórki A4;
►jako dzień – ostatnie 2 cyfry z prawej strony komórki A4.