Sprawdzanie poprawności danych w rejestrach

Wpisywanie danych nienależących do określonej grupy jest niepożądane, ponieważ może zaburzyć spójność zestawienia, a przez to analizę danych uczynić trudniejszą. Aby uniknąć nieprawidłowości, proponujemy zastosować narzędzie Excela o nazwie Sprawdzanie poprawności danych.

Rys. 1. Przykładowe zestawienie, do którego będą dopisywane nowe wartości

W kolumnie A, a dokładniej w zakresie A2:A20 możliwe będzie wpisanie nazwy produktu, która już występuje powyżej.

Aby uzyskać taki efekt:

1. Zaznacz zakres komórek A2:A20 i z menu Dane wybierz polecenie Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007/2010: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych kliknij Poprawność danych).

2. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Ustawienia.

3. Z rozwijanej listy Dozwolone wybierz pozycję Niestandardowe.

4. W polu poniżej wprowadź następującą formułę:

=LICZ.JEŻELI(A$2:A$20;A2)>1

Rys. 2. Ustawienia sprawdzania poprawności danych

5. Zatwierdź, klikając OK.

Od tego momentu przy próbie wprowadzenia nazwy produktu, której nie ma na liście powyżej, zostanie wyświetlone okno dialogowe z ostrzeżeniem o nieprawidłowej wartości.