Szybkie wyliczanie procentowej zmiany sprzedaży

Szef poprosił Cię o przygotowanie w Excelu prostego zestawienia sprzedaży osiągniętej w ciągu ostatnich dwóch miesięcy. Dodatkowo ma się w nim znaleźć wyliczona zmiana procentowa w stosunku do okresu minionego. Zwierzchnik potrzebuje tych danych na spotkanie zarządu, które rozpoczyna się za 5 minut, a Ty nie bardzo wiesz, jak to zrobić w tak krótkim czasie. Ponadto tabelę trzeba przecież sformatować i uzyskane wyniki sprawdzić, a to trwa. Zadanie to jest możliwe do wykonania w tak krótkim czasie, jeśli zastosujesz się do poniższych wskazówek.

Przyjmijmy, że dysponujesz takimi danymi sprzedażowymi z sierpnia i września 2005 r.

Rys. 1. Przykładowa tabela utargów poszczególnych oddziałów firmy

Aby błyskawicznie obliczyć zmianę procentową, wykonaj następujące czynności:

1. W komórce D1 wpisz nagłówek Zmiana.

2. Do komórki poniżej wpisz taką formułę:

=C2/B2-1

i skopiuj do komórek poniżej (najszybciej to wykonasz, klikając dwukrotnie prawy dolny róg zaznaczonej komórki - tzw. uchwyt wypełniania). Powinieneś w efekcie uzyskać ujemne i dodatnie ułamki dziesiętne.

3. Teraz na pasku narzędziowym kliknij ikonę z symbolem procentu.

Powinieneś uzyskać takie zestawienie jak na rysunku 2.

Rys. 2. Procentowe zmiany sprzedaży w stosunku do minionego okresu

Uwaga
Pamiętaj, że jeśli do komórki arkusza chcesz wprowadzić z klawiatury wartość 50%. To formatowanie procentowe komórki powinieneś nadawać przed wpisaniem liczby. Czyli jeśli wpiszesz 50, a następnie nadasz formatowanie, to uzyskasz błędny zapis 5000%. Jeżeli zaś zrobisz to w odwrotnej kolejności, wtedy wynik będzie prawidłowy.

Teraz, aby poprawić czytelność obliczeń, warto odpowiednio je sformatować. Najlepiej, aby wszystkie wartości – ujemne i dodatnie – posiadały odpowiednie znaki (minus i plus).

Aby uzyskać taki efekt:

4. Zaznacz komórki z wynikami i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1.

5. W zakładce Liczby zaznacz kategorię Niestandardowe, w polu Typ wpisz:

+0%;-0%;0%

i zatwierdź OK.

Rys. 3. Czytelne zmiany procentowe

Uwaga
Ostatni element formatu (0%) jest konieczny ze względu na to, że Excel także przed wartością zerową wstawiłby znak plusa. Dodatkowo jeśli składowe formatu wpisałbyś w takiej kolejności: -0%;+0%;0%, to ujemne procenty zostałyby zamienione na dodatnie, a dodatnie na ujemne.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, abyś dodatkowo wyróżnił wzrosty i spadki sprzedaży odpowiednimi kolorami. Możesz tutaj zastosować kolory w formatach niestandardowych lub formatowanie warunkowe. Ze względu na to, że z drugim sposobem na pewno sobie poradzisz, zademonstrujemy ten pierwszy.

A więc:

6. Ponownie zaznacz komórki wynikowe (D2:D9).

7. Otwórz okno Formatuj komórki (Ctrl + 1) i zmień niestandardowy format w następujący sposób:

[Niebieski]+0%;[Czerwony]-0%;0%

Dodatnie procenty będą oznaczone kolorem niebieskim, a ujemne – czerwonym. Jeśli natomiast sprzedaż się nie zmieniła, kolor pozostanie bez zmian.