Kiedy można udostępnić dane o wynagrodzeniu pracownika

Ochrona informacji o wynagrodzeniu pracowników wynika nie tylko z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ale także z Kodeksu pracy. Z mocy art. 11¹ kp pracodawca obowiązany jest szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Do tego rodzaju dóbr należy prywatność. Do tej sfery zaliczają się także informacje o wysokości wynagrodzenia pracownika Ujawnienie informacji o wynagrodzeniu oznacza naruszenie dóbr osobistych pracownika. Jednakże obowiązek ujawnienia danych o wynagrodzeniu pracownika może wynikać z przepisów szczególnych, wtedy będzie to zgodne z prawem, w tym z uodo. Określa ona m.in. sytuacje, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych. A trzeba pamiętać, że udostępnienie informacji o wynagrodzeniu pracownika jest przetwarzaniem jego danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt 2 uodo.

Problem ochrony informacji o wynagrodzeniu pojawia się dopiero wówczas, gdy chodzi o wynagrodzenie konkretnego pracownika. Zarówno w przypadku ochrony dóbr osobistych, o której mowa w art. 11¹ kp, jak i ochrony danych osobowych, wynikającej z uodo, przedmiotem ochrony jest bowiem sfera informacyjna osoby fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania.

Informacje o wynagrodzeniu pracownika wskazanego wprost, np. przez podanie imienia i nazwiska, jak też możliwego do zidentyfikowania, stanowią dane osobowe. Natomiast zbiorcze informacje o wynagrodzeniach pracowników szkoły, informacje o średnim wynagrodzeniu w placówce, informacje o tzw. widełkach zarobków nie będą stanowić danych osobowych.

Udostępnienie takich danych nie podlega żadnym ograniczeniom ani na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych ani Kodeksu pracy. Informacja o wynagrodzeniu konkretnego pracownika należy do danych osobowych, które stanowią „dane zwykłe” a więc te, których nie wymieniono w art. 27 ust. 1 uodo.

Zasadą, która wynika zarówno z Kodeksu pracy, jak i ustawy o ochronie danych osobowych,  jest nieujawnianie informacji o wynagrodzeniu. Jest od niej jednak wiele wyjątków, zwłaszcza gdy obowiązek ujawnienia informacji o wynagrodzeniu wynika z przepisów prawa. Chodzi np. o ujawnianie informacji zawartych w oświadczeniach majątkowych, przekazywanie informacji w związku z odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne czy zaliczek na podatek dochodowy.

Jednocześnie niekiedy dane o wynagrodzeniu konkretnego pracownika są informacją publiczną, która podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej (udip). Udostępnianie informacji o wynagrodzeniu ma podstawę w art. 23 ust. 1 pkt 2 uodo. Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne, jeśli jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku, który wynika z przepisu prawa. W przypadku udostępniania informacji publicznej będzie to art. 5 ust. 2 udip.

Niezależnie od przypadków, w których udostępnienie informacji o wynagrodzeniu wynika z przepisów prawa, osoba, której dane dotyczą, może wyrazić zgodę na ujawnienie tych informacji (art. 23 ust. 1 pkt 1 uodo). Administrator danych powinien zadbać o to, by z oświadczenia pracownika o zgodzie na udostępnienie informacji o jego wynagrodzeniu wyraźnie wynikało, że jego przedmiotem jest zgoda na udostępnienie takich informacji. Do celów dowodowych warto sporządzić je na piśmie.