Procedura nadawania i odbierania upoważnień do przetwarzania danych

Sama procedura nadawania i odbierania upoważnień może zależeć od struktury organizacyjnej ADO. Jeśli jest ona wielopoziomowa, najwłaściwszym rozwiązaniem jest stosowanie wniosku o nadanie/odebranie upoważnienia. W takiej sytuacji zasadne może być również upoważnienie przez ADO konkretnej osoby np. ABI do wydawania upoważnień.

Wniosek o nadanie upoważnienia powinien być wypełniony przez bezpośredniego przełożonego osoby, której ma zostać nadane/odebrane upoważnienie. On bowiem najlepiej jest w stanie określić obowiązki, które mają być wykonywane przez taką osobę, a co za tym idzie, precyzyjnie określić zakres danych, do jakiego dostęp danej osoby jest konieczny.

Jeżeli administrator danych powołał ABI, to powinien być on zaangażowany w proces wydawania/odbierania upoważnień i opiniować, czy zakres danych, do którego pracownik powinien być upoważniony, jest właściwy. Po tym, jak ABI zaakceptuje wniosek, ADO nadaje (podpisuje) upoważnienie.

Procedura odebrania upoważnienia może być analogiczna jak w przypadku jego nadania. W odbieranie upoważnienia w związku z rozwiązaniem umowy z osobą upoważnioną można zaangażować również komórkę do spraw pracowniczych. Powinna ona informować bezpośredniego przełożonego upoważnionego pracownika lub ABI o rozwiązaniu umowy z dana osobą.

Po nadaniu upoważnienia ADO powinien to odnotować w ewidencji osób upoważnionych. O nadaniu upoważnienia powinien zostać również poinformowany administrator systemów informatycznych, który nadaje upoważnionemu pracownikowi uprawnienia do przetwarzania danych w systemach informatycznych. ASI przekazuje następnie administratorowi danych informacje o identyfikatorze osoby upoważnionej. Trzeba to następnie odnotować w ewidencji osób upoważnionych.

W przypadku mniej skomplikowanej struktury organizacyjnej, w której ABI nie został powołany, procedurę można ograniczyć jedynie do stwierdzenia, że administrator danych nadaje/odbiera upoważnienia. Gdy bezpośrednio przełożonym pracownika, któremu ma być nadane/odebrane upoważnienie, jest osoba, która może reprezentować ADO, oddzielny wniosek o nadanie/odebranie upoważnienia może okazać się zbędny.