Autoodpowiedzi w Outlook Express lub Poczcie systemu Windows

Jeżeli przez jakiś czas nie będziesz mógł sprawdzać poczty i odpisywać na e-maile, warto wówczas ustawić tzw. autoodpowiedź, dzięki czemu każdy, kto wyśle Ci wiadomość, otrzyma od razu zwrotną informację o Twojej nieobecności i planowanym powrocie. Autoodpowiedź ustawia się na dwa sposoby - w zależności od tego, czy masz konto na serwerze Exchange czy też nie.

Jeżeli nie wiesz, czy Twoje konto jest używane na serwerze Exchange, spróbuj najpierw postępować tak, jakbyś miał takie konto.

W przypadku konta na serwerze Exchange najpierw sprawdź, czy w menu Narzędzia jest opcja Asystent podczas nieobecności (jeśli jest, oznacza to, że masz konto Exchange 2007). Po wybraniu tej funkcji zobaczysz nowe okno, w którym zaznacz pole wyboru Wyślij autoodpowiedzi podczas nieobecności.

W polu Godzina początkowa i Godzina zakończenia możesz określić, w jakich godzinach będą wysyłane autoodpowiedzi (uprzednio zaznacz opcję Wyślij tylko w tym zakresie godzin). Treść wiadomości wpisz w zakładkach W mojej organizacji oraz Poza moją organizacją (włączone).

Rys. Okno Asystenta podczas nieobecności w wersji Exchange 2007

Jeśli po otwarciu Asystenta podczas nieobecności otwiera się okno z polami wyboru Jestem w pracy oraz Nie ma mnie w pracy, to masz konto Exchange 2003. Pozostaje Ci wówczas wpisać tylko treść wiadomości.

Bardziej prawdopodobne jest jednak to, że nie korzystasz z serwera Exchange, a raczej z POP3 lub IMAP - będzie tak, jeśli np. masz darmowe konto na którymś z popularnych serwisów. Wówczas należy wykonać następujące kroki:

Najpierw utwórz szablon odpowiedzi (czyli po prostu wiadomość e-mail, którą serwer będzie wysyłał podczas Twojej nieobecności). W tym celu kliknij menu Nowy, wpisz treść i temat.
Za pomocą opcji Zapisz jako zapisz plik jako autoodpowiedz.oft (czyli jako typ Szablon Outlook).
Kliknij Zapisz.
Z menu wybierz Narzędzia - Reguły i Alerty.
W zakładce Reguły wiadomości e-mail wciśnij Nowa Reguła.
W polu dialogowym Rozpoczynanie od Pustej Reguły wybierz Sprawdzanie Przychodzących Wiadomości ,a następnie kliknij Dalej.
Otworzy się nowe okno. W polu Krok 1. Wybierz Warunki zaznacz Od Określonych Nadawców, a w polu Krok 2. Edytuj Opis Reguły kliknij podkreślenie określonych nadawców.
Otworzy się okno Adres dla reguły.
W polu Książka Adresowa wybierz Kontakty i kliknij OK oraz Dalej.
W polu Krok 1. zaznacz Odpowiedz na nią, wykorzystując szablon.
W polu Krok 2. wciśnij podkreślenie wybierz szablon.
W nowym oknie Wybierz Szablon Odpowiedzi w polu Szukaj w: wybierz Szablony użytkownika w systemie plików.
Wskaż poprzednio utworzony szablon autoodpowiedz.oft i kliknij Otwórz oraz Dalej.
Wybierz lub nie interesujący Cię Wyjątek od Reguły, a następnie kliknij Dalej, Zakończ oraz OK.

Pamiętaj, że autoodpowiedzi będą wysyłane tylko wtedy, gdy komputer będzie włączony z uruchomionym Outlook Expresem lub Pocztą systemu Windows. Ponadto program Outlook musi być skonfigurowany do okresowego sprawdzania, czy nadeszły nowe wiadomości.