Calc – Narzędzia Edycyjne Programu Calc

Podczas pracy z programem Calc możecie wspomóc się narzędziami edycyjnymi, które pozwolą Wam rejestrować zmiany w arkuszu kalkulacyjnym. Do Waszej dyspozycji zostały oddane takie funkcje, jak: tworzenia notatek dla określonych komórek czy dodawanie komentarzy dla poszczególnych modyfikacji w arkuszu kalkulacyjnym. Funkcje te umożliwią Wam szczegółowe śledzenie pracy nad arkuszem kalkulacyjnym i zrozumienie zmian, jakie zostały w nim dokonane. W haśle tym dowiecie się: Jak tworzyć notatki w programie Calc? Jak rejestrować zmiany w arkuszu kalkulacyjnym? W jaki sposób edytować wprowadzone zmiany w programie Calc?

1. Tworzenie notatek dla wybranych komórek arkusza kalkulacyjnego

Notatki są doskonałym narzędziem do opisywania sugestii i opisów nad nie raz złożonymi formułami poszczególnych komórek arkusza kalkulacyjnego. Jednocześnie umożliwia Wam umieścić dodatkowy tekst w komórkach arkusza bez konieczności zapełniania przestrzeni komórki zbędnymi znakami. Aby utworzyć notatkę dla wybranej komórki postępujcie zgodnie z poniżej opisanymi wskazówkami.

· Na początek zaznaczcie interesującą Was komórkę arkusza kalkulacyjnego i wybierzcie z paska zadań Wstaw/Notatka.

· Obok zaznaczonej komórki arkusza zobaczycie okno, które umożliwia Wam wpisanie tekstu.

· Aby dodać wpisany tekst notatki wystarczy, że klikniecie w przestrzeń arkusza poza omawianym oknem notatki. Komórkę wyposażoną w notatkę będziecie mogli zidentyfikować poprzez niewielki kwadrat, który pojawi się w prawym, górnym rogu. Do wyświetlenia notatki wystarczy, że umieścicie kursor myszy w przestrzeni wybranej komórki.

· Jeśli będziecie chcieli zmodyfikować notatkę, zaznaczcie komórkę i kliknijcie na nią prawym przyciskiem myszy. Z listy wybierzcie opcję Pokaż notatkę i modyfikujecie tekst.

· Aby usunąć notatkę wystarczy, że usuniecie jej zawartość

Uwaga! Symbol notatki w komórce nie będzie uwzględniany podczas wydruku arkusza kalkulacyjnego.

2. Rejestracja zmian w arkuszu kalkulacyjnym

Program Calc może dla Was przechowywać informacje o zmianach, jakie zostały wprowadzone w arkuszu kalkulacyjnym. Zastosowanie kolorowych krawędzi i linii w wyznaczonych obszarach arkusza pozwalają Wam szybko określić miejsca wprowadzonych zmian. W poniższych podpunktach opiszemy Wam etapy rejestracji zmian jakie można dokonać w arkuszu kalkulacyjnym.

* Pierwszym krokiem do rejestracji zmian będzie wprowadzenie przez Was odpowiednich kolorów, które posłużą do oznaczenia modyfikacji w wybranych kolumnach i wierszach. Interesujący kolor możecie wybrać w Narzędzia/Opcje/Arkusz kalkulacyjny/Zmiany. Pojawi się okno Kolory zmian, w którym wybieracie kolor w polu Przesunięcia.

* Rejestracja zmian informuje Was o usuniętych wierszach i kolumnach, których krawędzie i linie zostają oznaczone wcześniej wybranym kolorem. Aby zarejestrować zmiany wybierzcie z paska zadań Edytuj/Zmiany/Zapisz.

* W programie Calc przechowywane są informacje o zmianach dokonanych przez różnych użytkowników arkusza kalkulacyjnego na podstawie danych użytkownika określanych w oknie Narzędzia/Opcje/OpenOffice.org/Dane użytkownika. W następstwie pozwoli Wam to szczegółowo określić wprowadzone zmiany przez wybraną osobę w określonym czasie i obszarze arkusza. W tym celu wybierzcie z paska zadań Edytuj/Zmiany/Pokaż. W oknie Pokaż zmiany określacie zakres zmian, które chcecie poznać.

Rysunek 1. Okno określające zakres zarejestrowanych zmian danego użytkownika arkusza

* Rejestrowane zmiany w arkuszu kalkulacyjnym mogą być przez Was akceptowane lub odrzucane. Zaakceptowanie zmiany pozwoli istniejącej zmianie stać się normalną częścią arkusza, która nie będzie już oznaczana kolorowymi liniami. Aby zaakceptować lub odrzucić wybraną zmianę wybierzcie Edytuj/Zmiany/Zaakceptuj lub odrzuć. Pojawi się okno Zaakceptuj albo odrzuć zmiany, z którego wyznaczacie jedną lub więcej zmian w liście.

Dokonanych zmian wybranej komórki mogło już odbyć wiele, dlatego funkcja ta została wyposażona w opcję filtru danych w zakładce Filtr. Filtr pozwoli Wam określić kryteria zmian podobnych do tych znanych z okna Pokaż zmiany. Odrzucenie zmiany przywróci jej poprzedni stan. Natomiast zaakceptowana zmiana zostanie zachowana w arkuszu kalkulacyjnym.

* Rejestracja zmian została wyposażona w wygodną funkcję komentarzy zmian, które pozwalają dodawać komentarze do wybranych komórek arkusza. Aby dodać komentarz do modyfikacji wybierzcie z paska zadań Edytuj/Zmiany/Komentarz. Teraz tylko w wyświetlonym oknie wpisujecie komentarz do wybranej zmiany i naciskacie przycisk OK.

Uwaga! Przydatną funkcją do rejestracji zmian jest ich zapisywania na dysku w różnych wersjach dokumentu. Informacje na ten temat możecie znaleźć w Archiwum e-lettera „OpenOffice praktyce” w tekście „Stosowanie różnych wersji dokumentów”.

Dawid Frankowki