W poprzednich Eletterach pokazaliśmy Ci w jaki sposób stworzyć w programie Word dokument korespondencji seryjnej oraz wymieniliśmy kilka sposobów dostosowania takiego dokumentu. Dokument ten drukował jednocześnie kilkanaście pism podobnej treści do różnych osób. W tym Eletterze opiszemy Ci innych trików, które są mogą Ci być potrzebne przy tworzeniu dokumentów korespondencji seryjnej.
Rys. 1. Dokument korespondencji seryjnej. Na szaro zaznaczone są pola korespondencji seryjnej. Edytowanie źródła danych.
Po utworzeniu dokumentu korespondencji seryjnej zauważyłeś, że ładniej by wyglądało, jeśli zamiast wyrażenia Pana/Panią zostało wpisane Pana dla męskich adresatów pisma, natomiast Panią dla kobiet. Poniżej pokażemy Ci w jaki sposób tego dokonać.
Zauważ, że imiona żeńskie kończą się na literę a, natomiast męskie na inne litery. Oczywiście są wyjątki takie jak Beatrycze czy Barnaba, ale to są raczej mało popularne imiona. Ponieważ w Wordzie trudno by było rozróżnić, na jaką literę zakończone są informacje w polu Imię, dlatego zrobimy to w bazie danych skąd pobierane są nasze dane. Dane są pobierane z arkusza Excela przedstawionego na rys. 2.
Rys. 2. Arkusz Excela z danymi do korespondencji seryjnej.
Otwórz ten plik i postępuj zgodnie ze wskazówkami.
*Uwaga*
Aby edytować plik Excel, z którego pobierane są dane do korespondencji seryjnej należy w dokumencie Worda zapisać zmiany i zamknąć go, w przeciwnym razie przy otwieraniu skoroszytu może pokazać się monit przedstawiony na rys. 3.
Rys. 3. Monit pokazujący się przy otwieraniu bazy w Excelu, jeśli dokument korespondencji seryjnej nie zostanie zamknięty.
*Koniec uwagi*
1. W pierwszej pustej kolumnie arkusza po prawej stronie czyli w komórce I1 wpisz nazwę pola: Zwrot.
2. W komórce poniżej czyli I2 wpisz taką formułę:
=JEŻELI(PRAWY(B2;1)="a";"Panią";"Pana")
Formuła wstawia słowo Panią, jeśli ostatni znak w komórce B2 jest literą a. W pozostałych przypadkach wstawia słowo Pana.
3. Skopiuj formułę do komórek np. wykorzystując polecenia menu Edycja -> Kopiuj i Edycja -> Wklej.
Rys. 4. Plik Excela po dodaniu nowej kolumny. 4. Zapisz zmiany w pliku poprzez użycie polecenia menu Plik -> Zapisz.
5. Otwórz dokument korespondencji seryjnej i zaznacz wyrażenie Pan/Pani. Przy otwieraniu dokumentu możesz otrzymać monit, że zostanie wykonane polecenie SQL. O tym jak uniknąć tego monitu przeczytasz w dalszej części artykułu – na razie naciśnij Tak.
6. Z paska narzędzi Korespondencja seryjna wybierz polecenie Wstaw pole.
7. W oknie dialogowym wybierz pole Zwrot i naciśnij Wstaw, a następnie zamknij okno Wstawianie pola korespondencji seryjnej.
Rys. 5. Wstawianie pola Zwrot. Teraz możesz sprawdzić przechodząc pomiędzy rekordami, że dla kobiet pojawia się słowo Panią, a dla mężczyzn Pana.
Opcje zabezpieczeń w programie Word 2002 i 2003 dotyczące korespondencji seryjnej i ich omijanie.
W Wordzie 2003 oraz w Wordzie 2002 przy otwieraniu dokumentu korespondencji seryjnej może pojawić się monit widoczny na rys. 6.
Rys. 6. Monit informujący o wykonaniu polecenie SQL. Wynika to z tego, że w powyższych wersjach programu wprowadzono dodatkowe opcje zabezpieczeń, ponieważ wykonanie polecenia SQL może spowodować nieuprawniony wgląd do danych z bazy lub nawet usunięcie tych danych. Oczywiście w dokumentach korespondencji seryjnej stworzonych przy pomocy zwykłych poleceń Worda nie jest to możliwe, ale haker lub inny zaawansowany programista może spreparować taki dokument albo go zmienić w celu kradzieży lub modyfikacji danych w bazie wykorzystanej w takim pliku.
Przyciśnięcie Tak spowoduje otwarcie pliku jako dokumentu korespondencji seryjnej, natomiast przyciśnięcie Nie spowoduje odłączenie źródła danych i wyświetlenie dokumentu jako zwykłego dokumentu Word. Czasami możesz otworzyć plik Worda bez monitu o wykonaniu instrukcji SQL, a dokument zostanie automatycznie odcięty od źródła danych.
Tą opcję zabezpieczeń można wyłączyć poprzez odpowiedni wpis w rejestrze, lecz pamiętaj, że nie jest to zalecane.
Aby wyłączyć tą opcję zabezpieczeń:
1. Zamknij wszystkie pliki Worda i w Windowsie wybierz polecenie menu Start -> Uruchom, wpisz polecenie regedit i naciśnij OK.
Rys. 7. Uruchamianie edytora rejestru. *Uwaga*
Nieprawidłowa edycja rejestru może doprowadzić do nieprawidłowej pracy systemu Windows, dlatego należy bardzo dokładnie dokonywać wpisów w rejestrze i przed każdą edycją należy zrobić kopię rejestru.
*Koniec uwagi*
2. Zlokalizuj klucz HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0WordOptions dla Worda 2003 lub HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice10.0WordOptions dla Worda 2002 i wybierz polecenie menu Edycja -> Nowa -> Wartość DWORD.
Rys. 8. Wstawianie nowej wartości w rejestrze 3. Wpisz nazwę ciągu: SQLSecurityCheck i ustaw ją na wartość 0.
Rys. 9. Wpisywanie nazwy ciągu. 4. Zamknij Edytor rejestru.
Po tych operacjach nie powinieneś już otrzymywać informacji, że zostanie wykonane polecenie SQL przy otwieraniu dokumentów korespondencji seryjnej.
Piotr Dynia
