Dostosowywanie paska narzędzi

Dotarcie do określonego polecenia może oznaczać długotrwałe przeszukiwanie dostępnych opcji pakietu biurowego MSOffice. Jeśli dokładnie zdajecie sobie sprawę, gdzie dane polecenie znaleźć, dotarcie do niego może Wam zająć aż kilka kliknięć.

Aby skrócić czas wybierania interesującej Was opcji, możecie dostosować pasek narzędzi do indywidualnych potrzeb. Jednym z przykładów może być chęć wydrukowania części tekstu z dokumentu. W tym przypadku jesteście zmuszeni skorzystać z opcji Ustaw obszar wydruku, co będzie się wiązało z trzema kliknięciami (trzy kliknięcia, aby do niego dotrzeć). Aby skrócić czas wybierania polecenia, przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

1. Skierujcie kursor myszy na pasek narzędzi i wybierzcie polecenie Dostosuj....

2. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Dostosowywanie, w którym wybieracie zakładkę Polecenia.

3. Następnie zaznaczcie interesującą Was kategorię (w opisanym wyżej przykładzie będzie to kategoria Plik i polecenie Ustaw obszar wydruku).

4. Po wybraniu przez Was odpowiedniego polecenia przeciągnijcie go za pomocą myszy z okna w wybrane miejsce na pasku narzędzi. Po tej operacji możecie już swobodnie korzystać z nowo utworzonego polecenia.

5. Jeśli będziecie chcieli cofnąć zmiany wprowadzone w pasku narzędzi, wystarczy, że otworzycie okno Dostosowywanie i przeciągnięcie na nie niedawno wprowadzony przycisk.

Zastosowanie „motywu” w dokumencie tekstowym (Word)

Tradycyjny list pisany za pomocą Worda nie jest specjalnie atrakcyjny pod względem estetycznym. Jednak standardowy styl edycji dokumentów możemy zastąpić ozdobnym, uzyskując tym samym nową i ładniejszą formę tego samego dokumentu tekstowego. Program Word został wyposażony w domyślne motywy (motyw składa się głównie z ozdobnego tła). Jeśli chcecie bliżej zapoznać się z motywami dostępnymi w programie Word – przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

1. Uruchomcie program Word i z menu Format wybierzcie polecenie Motyw.

2. Na ekranie pojawi się nowe okno, z którego wybieracie nazwę interesującego Was motywu. W tym celu skorzystajcie z listy Wybierz Motyw. Wygląd motywu będziecie mogli obejrzeć po prawej stronie okna (podgląd).

3. Do każdego z wybranych motywów możecie dołączyć kilka elementów, jak aktywną grafikę, obraz tła czy jaskrawe kolory. Elementy motywu znajdziecie w dolnej części okna. Każdy z zaznaczonych elementów motywu będzie miał duży wpływ na formę dokumentu tekstowego. Zaznaczenie pola wyboru Jaskrawe kolory spowoduje, że nagłówki i adresy stron WWW będą charakteryzowały się jaśniejszymi kolorami. Jeśli będziecie chcieli zapisać dokument jako stronę w sieci WEB możecie zaznaczyć pole wyboru Grafika aktywna (opcja ta pozwala na wyświetlanie animowanej grafiki, jeśli tylko ta jest dostępna w wybranym motywie). Zaznaczenie pola wyboru Obraz tła pozwoli Wam zmienić domyślne tło motywu.

4. Po wyborze motywu i jego elementów kliknijcie na przycisk OK.

W jaki sposób korzystać z narzędzia inspekcji formuł (Excel)

Podstawową zasadą programu Excel jest ułatwianie wszelkich obliczeń. Nie można jednak ukryć faktu, że program ten składa się z wielu komórek, do których przyporządkowanych jest szereg parametrów. Liczba tych wszystkich formuł i parametrów może sprawić, że łatwo możecie się pogubić w wartościach, do których przyporządkowane są odpowiednie formuły. Aby uniknąć tego problemu, możecie skorzystać z wbudowanego narzędzia programu Excel, za pomocą którego będziecie mogli szybko odnaleźć komórki odpowiedzialne za końcowy wynik formuły. W tym celu przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

1. Uruchomcie program Excel i kliknijcie na interesującą Was komórkę.

2. Po wyborze odpowiedniej komórki arkusza kalkulacyjnego z menu Narzędzia wybieracie opcję Inspekcja formuł, a następnie polecenie Śledź poprzedniki.

3. Na arkuszu kalkulacyjnym natychmiast pojawią się strzałki, których punkty początkowe zostaną poprowadzone od wszystkich komórek mających wpływ na wynik formuły. Strzałki możecie usunąć, wybierając Narzędzia/Inspekcja formuł/Usuń wszystkie strzałki.

4. W podobny sposób możecie sprawdzić zależności w drugą stronę. W tym wypadku wystarczy ponownie wybrać interesującą Was komórkę i z menu Narzędzia wybrać opcje Inspekcja formuł/Śledź zależności. W arkuszu kalkulacyjnym pojawią się strzałki, które wskażą, na które formuły ma wpływ wartość w wybranej wcześniej przez Was komórce.

Lista kontaktów z Outlooka w Excelu (Outlook)

Nieraz zdarza się sytuacja, w której potrzebna jest wydrukowana tabela listy kontaktów. Sytuacja może być szczególnie kłopotliwa, gdy komputer nie działa, a potrzebujecie listy kontaktów. Niewątpliwie również przepisanie adresów z wydrukowanej tabeli na kartki świąteczne dla przyjaciół i rodziny będzie znacznie łatwiejsze niż z długiej listy książki adresowej Outlooka. W tym wypadku najlepiej wyeksportować listę kontaktów w postaci tabeli z Outlooka do arkusza kalkulacyjnego programu Excel. Jeśli zajdzie taka potrzeba, przyjrzyjcie się poniższym wskazówką:

1. Uruchomcie program Microsoft Outlook i z menu Plik wybierzcie polecenie Importuj lub eksportuj....

2. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się lista Wybierz akcję do wykonania, z której wybieracie pozycję Eksportuj do pliku. Następnie kliknijcie na przycisk Dalej>.

3. Na Waszych ekranach pojawi się kolejna lista o nazwie Utwórz plik typu:, z której wybieracie pozycję Microsoft Excel i ponownie klikacie na przycisk Dalej>.

4. Następnie z listy Wybierz źródłowy folder eksportu wybieracie opcję Kontakty i klikacie na przycisk Dalej>.

5. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się kolejne okno, w którym klikacie na przycisk Przeglądaj, a następnie zapisujecie lokalizację arkusza z kontaktami. Zapis zatwierdźcie przyciskiem OK, a następnie kliknijcie na przycisk Dalej>.

6. W oknie Mapuj pola niestandardowe wybieracie, które z danych mają zostać wyeksportowane do arkusza. W lewej części okna wypisane są wszystkie pola dostępne z książki adresowej, a z prawej lista pól, które mają zostać wyeksportowane.

7. Teraz wyczyśćcie listę, klikając na przycisk Wyczyść mapę, a następnie za pomocą znaku plusa rozwijacie poszczególne kategorie z lewej strony okna i przeciągacie wybrane elementy na prawą stronę okna (listę eksportową pól).

8. Po przygotowaniu listy klikacie na przycisk OK i Zakończ i otwieracie gotowy plik z wyeksportowanymi kontaktami.

Zastosowanie skrótów do symboli (Word)

Podczas pracy z dokumentem tekstowym zdarza się, że używacie niestandardowych znaków w edytorze Word. Wszystkie potrzebne symbole znajdują się w tablicy symboli, a to zmusza Was do ciągłego uruchamiania tablicy symboli i wyszukiwania określonego znaku. Częste używanie tym sposobem specjalnych znaków staje się na dłuższą metę niezwykle uciążliwe. Istnieje jednak sposób na zaoszczędzenie sobie trudu i przypisanie poszczególnym znakom odpowiedniego skrótu klawiaturowego. W tym celu zapoznajcie się z poniższymi wskazówkami:

1. Uruchomcie program Word i z menu Wstaw wybierzcie pozycję Symbol....

2. Na ekranach Waszych monitorów zostanie wyświetlone okno Symbol. Z tablicy znaków odszukujecie interesujący Was symbol i klikacie na niego lewym przyciskiem myszy.

3. Po wybraniu znaku wystarczy spojrzeć na pole Klawisz skrótu. Jeśli znak posiada już przypisany domyślnie skrót, wystarczy tylko zapamiętać kombinację klawiszy.

4. Jeśli zaznaczony znak nie posiada przypisanego skrótu, klikacie na pole Klawisz skrótu i przyporządkujecie mu własny skrót klawiszowy.

Dawid Frankowski