Duże zmiany w przetwarzaniu danych osobowych pracowników

Jak wynika z projektu przepisów wprowadzających ustawę o ochronie danych osobowych, które zmienią m.in. Kodeks pracy, zmianie ulegnie zakres danych osobowych pracownika, które będzie mógł zbierać pracodawca. Nie będzie można pozyskiwać imion rodziców pracownika, ale za to będzie można zbierać takie dane jak adres poczty elektronicznej albo numer telefonu – dane te, podobnie jak adres do korespondencji, po nawiązaniu stosunku pracy będzie można wykorzystywać wyłącznie za zgodą pracownika.

Pracodawca wciąż będzie mógł pozyskiwać dodatkowe dane, jeśli ich podanie będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. W nowych przepisach znalazło się jednak zastrzeżenie, że przetwarzanie danych pracownika jest możliwe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy.

Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez pracownika było do tej pory uważane za niezgodne z prawem ze względu na brak równowagi między pracownikiem a pracodawcą. Dominował pogląd, że taka zgoda nie może być dobrowolna, w związku z tym jest nieważna. Nowe przepisy Kodeksu pracy umożliwiają wyrażanie zgody na pozyskiwanie dodatkowych danych osobowych zarówno przez pracowników, jak i kandydatów do pracy. Zgoda taka będzie mogła być złożona zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Jeśli pracownik lub kandydat do pracy nie wyrazi zgody, nie będzie mogło to wiązać się dla niego z niekorzystnym traktowaniem. Brak zgody nie może także powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Projekt przepisów zakazuje przetwarzania danych o: nałogach, stanie zdrowia, życiu seksualnym lub orientacji seksualnej – nie będzie to możliwe nawet za zgodą.

Nowe przepisy Kodeksu pracy będą pozwalały na pozyskiwanie danych biometrycznych pracowników. Warunkiem jest, że pracownik ma wyrazić na to zgodę, a dane te będą wykorzystywane tylko w ramach stosunku pracy. Minister Cyfryzacji ma wydać rozporządzenie, w którym określi sposób gromadzenia danych biometrycznych, uwzględniając zapewnienie ochrony przetwarzanych danych biometrycznych odpowiedniej do zagrożeń.

Pracodawca będzie mógł wprowadzić monitoring w miejscu pracy lub na terenie wokół zakładu pracy, aby zapewnić bezpieczeństwo pracowników lub chronić mienie bądź zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jednak przepisy zastrzegają, że monitoring nie może być środkiem kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Co więcej, monitoring nie może obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni. Dane pozyskane w ramach monitoringu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, w których zostały zebrane. Należy je przechowywać tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji tych celów. O stosowaniu monitoringu trzeba będzie poinformować pracowników najpóźniej 14 dni po jego wprowadzeniu. Nowych pracowników trzeba będzie o tym poinformować przed dopuszczeniem ich do pracy.